Hoe kun je je administratie automatiseren in 5 eenvoudige stappen?

In dit artikel

Administreren kan een hoofdpijn zijn, zeker wanneer het handmatig moet. Gelukkig ben ik die stapel papieren en complexe Excel-sheets al voorbij en deel ik mijn kennis met jullie. Mijn artikel onthult hoe je in vijf eenvoudige stappen je administratie volledig kunt automatiseren, een methode die bedrijven gemiddeld 74% tijdbesparing oplevert.

Lees snel verder en vereenvoudig je leven!

Belangrijkste inzicht

Met de juiste boekhoudsoftware stroomlijn jij je boekhouding enorm. Hoewel het aanbod enorm is- zijn er een paar toppers die altijd terugkomen. E-boekhouden is nog altijd de populairste. Dankzij het brede scala aan functionaliteiten is voor elke type ondernemer geschikt.

Ben je dienstverlenend veeleisend om kwaliteit- maar ook qua eenvoud? Dan is Moneymonk de uitverkorene.

Probeer e-Boekhouden gratis– en volg deze link voor een gratis maand Moneymonk.

Een ondernemer gebruikt digitale boekhoudsoftware in een modern kantoor.

Samenvatting

  • Begin met het digitaliseren van inkoopfacturen en zorg voor UBL-compatibiliteit om efficiënte gegevensuitwisseling tussen systemen mogelijk te maken.
  • Verwijder verzamelfacturen uit je boekhouding door individuele facturatie te gebruiken, wat zorgt voor een helder financieel overzicht en nauwkeurige administratie.
  • Implementeer OCR – software om automatisch tekst van facturen te herkennen en voor te bereiden voor boekingen, wat veel tijd bespaart.
  • Gebruik een digitaal goedkeuringssysteem voor bestellingen om het inkoopproces sneller en nauwkeuriger te maken, en behoud controle over budgetten.
  • Zet workflow – software in voor het automatiseren en stroomlijnen van terugkerende administratieve taken, zodat je meer focus kunt leggen op de groei van het bedrijf.

Het belang van administratie automatiseren

Na de inleiding is het tijd om de kansen te verkennen die administratie automatiseren met zich meebrengt. Geen bergen papierwerk meer, geen urenlang cijfers invoeren; het automatiseren van administratieve processen opent een wereld van efficiëntie en nauwkeurigheid.

Door administratie te automatiseren, verminder ik de kans op menselijke fouten en zorg ik voor een gestroomlijnde verwerking van financiële gegevens. Het verwerken van digitale factuurverwerking via e-mailadressen of databases bespaart niet alleen kostbare tijd, maar verhoogt ook de betrouwbaarheid van mijn boekhouding.

Met een paar klikken kan ik nu terugkerende taken, zoals salarisadministratie, moeiteloos beheren met behulp van slimme boekhoudsoftware. Deze digitalisatie leidt tot een schat aan data die ik kan analyseren voor betere bedrijfsbeslissingen.

Door mijn administratie te automatiseren koppel ik verschillende systemen, wat leidt tot een naadloze integratie van alle soorten informatie. Dit zorgt ervoor dat ik mij kan concentreren op het groeien van mijn bedrijf terwijl de software het repeterend werk overneemt.

Een ondernemer gebruikt digitale boekhoudsoftware in een modern kantoor.

Stap 1: Overstappen op digitale aanlevering van inkoopfacturen

Nu we het belang van de automatisering van financiële administratie hebben besproken, laten we ons richten op de eerste cruciale stap: overstappen op digitale aanlevering van inkoopfacturen. Deze overstap is een gamechanger voor efficiënt boekhouden.

  • Zet papieren facturen om naar digitaal: Begin met het scannen of digitaal ontvangen van alle inkomende facturen. Dit creëert een fundament voor verdere automatisering en vermindert de kans op fouten die gemakkelijk optreden bij handmatige verwerking.
  • Zorg voor compatibiliteit met UBL-bestanden: Werk samen met leveranciers om ervoor te zorgen dat zij inkoopfacturen sturen in pdf-formaat begeleid door een Universal Business Language (UBL) bestand. UBL maakt geautomatiseerde gegevensuitwisseling tussen verschillende softwareapplicaties mogelijk.
  • Kies voor een gecentraliseerd digitale inbox: Richt een specifieke e-mailinbox of digitaal platform in waar alle digitale facturen binnenkomen. Dit helpt met organisatie en zorgt voor een gestroomlijnde toegang tot alle documenten.
  • Automatiseer herkenningsprocessen: Implementeer software die automatisch gegevens zoals bedragen, data en leveranciers uit de facturen haalt. Zo kun je sneller en nauwkeuriger door naar het proces van goedkeuring en betaling.
  • Verminder risico’s met real-time overzicht: Door digitalisering krijg je direct toegang tot je financiën en kun je makkelijker inspelen op eventuele risico’s of ongebruikelijke activiteiten wat betreft uitgaven.
Een persoon werkt met digitale facturen in een moderne kantooromgeving.

Stap 2: Eliminatie van verzamelfacturen

Na het digitaliseren van inkoopfacturen, richten we ons op het vereenvoudigen van de boekhouding door verzamelfacturen te elimineren. Dit leidt niet alleen tot een duidelijker overzicht, maar bevordert ook de nauwkeurigheid van onze financiële administratie. Hieronder vind je hoe je dit proces stap voor stap aanpakt:

  • Identificeer eerst alle facturen die als verzamelfactuur worden verwerkt. Bekijk of deze efficiënt zijn en zoek naar patronen die inefficiënties veroorzaken.
  • Ga na welke leveranciers en klanten gebruik maken van verzamelfacturatie. Bespreek met hen de voordelen van afzonderlijke facturatie en stel een nieuwe procedure voor.
  • Update daarna je software – instellingen. Zorg ervoor dat je systeem elke transactie als aparte factuur registreert, in plaats van meerdere orders samen te voegen.
  • Train je team over het belang van individuele facturering. Leg uit hoe dit helpt bij het volgen van kosten en het voorspellen van uitgaven.
  • Stel ten slotte heldere richtlijnen op voor jouw relaties over de nieuwe manier van factureren. Communiceer duidelijk waarom deze wijziging plaatsvindt en wat ze kunnen verwachten.

Stap 3: Implementatie van OCR-software voor factuurinterpretatie en boekingsvoorbereiding

Na het vereenvoudigen van de factuurprocessen door verzamelfacturen te elimineren, is het tijd om OCR-software te implementeren voor nog meer efficiëntie. Dit is een gamechanger voor mijn administratie, omdat het de stap naar een volledig geautomatiseerde boekhouding mogelijk maakt.

  • Analyseer allereerst de verschillende OCR – oplossingen op de markt. Kies software die naadloos integreert met mijn huidige systemen en die betrouwbaar tekst herkent.
  • Installeer de gekozen OCR – software en configureer deze zorgvuldig. Zorg dat alle types documenten juist worden verwerkt en herkend.
  • Train mijn team om te werken met de nieuwe software. Een goed begrip van hoe het systeem werkt, garandeert dat we optimaal gebruikmaken van de OCR-mogelijkheden.
  • Test de software grondig met een reeks verschillende documenttypes. Controleer zowel handgeschreven als gedrukte teksten om te verzekeren dat de interpretatie correct is.
  • Stel duidelijke procedures in voor wanneer er fouten in tekstherkenning optreden. Zo kan ik snel ingrijpen en zijn mijn administratieve processen altijd up-to-date en nauwkeurig.
  • Monitor regelmatig de prestaties van de OCR – software. Pas aan waar nodig om ervoor te zorgen dat mijn boekhouding soepel blijft draaien zonder menselijke interventie.

Stap 4: Voorafgaande accordering van bestellingen

Een efficiënte boekhouding begint bij goedkeuring vóór de aankoop. Deze stap in automatiseren maakt mijn inkoopproces sneller en nauwkeuriger. Hier is hoe ik dat aanpak:

  • Ik start met het instellen van een digitaal goedkeuringssysteem, waardoor alle bestellingen eerst langs een verantwoordelijke persoon gaan.
  • Deze persoon controleert of de bestelling klopt met het budget en de bedrijfsregels voordat het wordt goedgekeurd.
  • Goedkeuringen worden elektronisch opgeslagen, wat zorgt voor een helder overzicht van wie, wat en wanneer iets heeft geaccordeerd.
  • Fouten verminder ik zo tot een minimum door vooraf ingestelde criteria die automatisch worden toegepast.
  • Accordering link ik direct aan mijn boekhoudsysteem, zodat alles naadloos samenwerkt.
  • De workflow versnelt door dit proces: geen onnodige wachttijden meer voor urgente aankopen.
  • Met deze methode houd ik grip op uitgaven en blijft mijn administratie up-to-date zonder extra inspanning.

Stap 5: Gebruik van workflow-software

Ik heb ontdekt dat het gebruik van workflow-software mijn boekhouding automatiseren enorm heeft verbeterd. Deze software stroomlijnt repetitieve taken en zorgt voor een helder overzicht van alle processen.

  • Kies zorgvuldig de juiste workflow – software die past bij jouw bedrijfsgrootte en specifieke behoeften.
  • Zet alle terugkerende administratieve processen in de software, zoals factuurgoedkeuring of betalingsherinneringen.
  • Stel duidelijke regels en voorwaarden in binnen de software om te waarborgen dat elke taak consistent wordt uitgevoerd.
  • Integreer je workflow-systeem met andere tools die je gebruikt, zoals je boekhoudsoftware of e-maildienst.
  • Train jezelf en je medewerkers op het gebruik van het nieuwe systeem om alles eruit te halen wat mogelijk is.
  • Monitor de prestaties via dashboards en rapporten die door de software worden gegenereerd om inzicht te krijgen in verbeterpunten.
  • Pas workflows aan wanneer nodig, omdat bedrijfsprocessen veranderen en de software flexibel genoeg moet zijn om mee te evolueren.

Conclusie

Het automatiseren van je administratie is een slimme zet die je tijd bespaart en fouten vermindert. Met een paar simpele stappen zet je een digitaal systeem op dat werkt voor jouw bedrijf.

De voordelen zijn duidelijk: efficiëntie, nauwkeurigheid en meer tijd voor wat echt telt. Voor wie nog twijfelt, het is makkelijker dan je denkt en de impact is groot. Zet vandaag nog de stap naar automatisering en transformeer jouw manier van werken.

Met deze kennis en tools in handen, ben je klaar voor een gestroomlijnde toekomst!

Veelgestelde Vragen

1. Wat is de eerste stap in het automatiseren van mijn administratie?

Identificeer herhalende taken die geautomatiseerd kunnen worden om te beginnen met het proces.

2. Heb ik technische kennis nodig om mijn administratie te automatiseren?

Nee, veel automatiseringstools zijn gebruiksvriendelijk en vereisen geen geavanceerde technische kennis.

3. Kan administratie automatisering mij helpen tijd te besparen?

Ja, door automatisering kun je veel tijd besparen die je anders aan routinetaken zou besteden.

4. Is het duur om mijn administratie te automatiseren?

Automatisering kan in eerste instantie kosten met zich meebrengen, maar op de lange termijn kan het kosten besparen door efficiëntieverbeteringen.

5. Hoe weet ik welke automatiseringstools het beste zijn voor mijn administratie?

Onderzoek welke tools compatibel zijn met jouw huidige systemen en lees beoordelingen om de meest effectieve opties te vinden.

Ten slotte

Om af te sluiten zijn er een paar programma’s die ik er echt even voor je wil uitlichten. De keuze op het vlak van boekhoudsoftware is namelijk enorm! Er zijn er al ruim 150!

  • Onafhankelijk van wat je doet en voor iedereen geschikt; MKB, ZZP, dienstverlenend, of met een webshop. Dan is E-boekhouden de gevestigde naam. Dit complete pakket kun je hier gratis proberen
  • Een heel populaire speler voor de online ondernemer neemt je administratie in vogelvlucht uit handen. Online factureren? Geen probleem. Eerlijke prijs, super kwaliteit: Moneybird is je vogel. Direct gratis proberen.
  • Wanneer je als dienstverlenende ZZP’er aan de slag bent, van eenvoud houdt en de kosten laag wilt houden, dan is BUNNI een goede keuze. Deze aanbieder maakt je administratie tot een grap, zo makkelijk. Ook BUNNI heeft een gratis proefperiode.
  • Ten slotte wil ik afsluiten met mijn favoriet Moneymonk maakt het leven voor zzp’ers echt tot een feestje en beperkt de tijd voor je administratie tot minuten. Met alle functionaliteiten die je nodig hebt; uren- en rittenregistratie, projectmanagement, en BTW aangifte. Natuurlijk, met een gratis proefmaand.

Check deze toppers zeker, wanneer jij minder wilt boekhouden, meer wilt ondernemen. En altijd zicht wil hebben op je cijfers. En… jij hebt vast wel wat beters te doen, dan al die software te testen.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar boven