7 handige tips voor efficiënter werken door administratie te digitaliseren!

In dit artikel

Voel je je overweldigd door de stapel papieren op je bureau? Ik ken het gevoel, met mijn eigen zoektocht naar een opgeruimde werkplek vond ik dat maar liefst 53% van de ondernemers aanzienlijke tijd verliest met traditionele administratie.

In dit artikel deel ik zeven praktische tips die jouw administratie vliegensvlug en overzichtelijk maken. Ontdek hoe digitalisering je leven makkelijker kan maken!

Belangrijkste inzicht

Met de juiste boekhoudsoftware stroomlijn jij je boekhouding enorm. Hoewel het aanbod enorm is- zijn er een paar toppers die altijd terugkomen. E-boekhouden is nog altijd de populairste. Dankzij het brede scala aan functionaliteiten is voor elke type ondernemer geschikt.

Ben je dienstverlenend veeleisend om kwaliteit- maar ook qua eenvoud? Dan is Moneymonk de uitverkorene.

Probeer e-Boekhouden gratis– en volg deze link voor een gratis maand Moneymonk.

Persoon scant documenten in georganiseerde kantoorchaos.

Samenvatting

  • Digitaliseer je administratie en bespaar tijd door facturen digitaal te ontvangen en te verwerken.
  • Gebruik slimme OCR-software om data-invoer te automatiseren en menselijke fouten te verminderen.
  • Houd je werkplek opgeruimd en je documenten veilig door een papierloos archief in de cloud te gebruiken.
  • Werk efficiënter met gestroomlijnde processen voor het goedkeuren van documenten en houd je crediteurenbestand actueel.
  • Train jezelf en je team in het gebruik van digitale tools om de overstap naar digitalisering soepel te laten verlopen.

De voordelen van digitalisering van de administratie

Digitale transformatie heeft de manier waarop we werken revolutionair veranderd, zeker op het gebied van financiële administratie. Het overstappen naar een digitale administratie biedt talloze voordelen die niet alleen tijdswinst, maar ook betere beveiliging en inzichtelijkheid met zich meebrengen.

Ruimtebesparing

Stel je voor, geen rondslingerende papieren of overvolle archiefkasten meer. Door mijn administratie te digitaliseren, heb ik bergen ruimte teruggekregen. Elke factuur, elk rapport, alle correspondentie; het staat nu veilig opgeslagen in de cloud.

Dit zorgt niet alleen voor een opgeruimde werkplek, maar ook voor een efficiëntere benutting van kantoorruimte. Het vervangen van fysieke dossiers door digitale bestanden zoals pdf’s maakt mijn kantoor ruimer en aangenamer.

Vroeger zag ik op tegen de zoektocht naar dat ene document in de chaos van mappen en papieren. Nu vind ik alles snel terug met een simpele zoekopdracht in mijn cloud opslag, zoals Dropbox of Google Drive.

De transitie van papieren rompslomp naar een gestroomlijnde digitale administratie betekent voor mij niet alleen tijdswinst, maar letterlijk meer ademruimte. En laat ik eerlijk zijn, die extra vierkante meters kunnen we allemaal goed gebruiken, toch?.

Veiliger

Naast het besparen van ruimte brengt het digitaliseren van administratie ook een belangrijk veiligheidsvoordeel met zich mee. Gevoelige gegevens staan op papier bloot aan allerlei risico’s: diefstal, verlies en zelfs schade door water of brand zijn geen uitzonderingen.

Bij digitale documenten pakken we dat anders aan. Ik sla mijn documenten veilig op in de cloud, versleuteld met de laatste beveiligingstechnologieën. Hierdoor verklein ik de kans op datalekken en ongeautoriseerde toegang.

Het gebruiken van sterke wachtwoorden en regelmatige back-ups zorgen ervoor dat mijn digitale administratie tegen een stootje kan. Zelfs als mijn computer crasht, zijn mijn documenten, zoals pdf-bestanden en e-mails, niet verloren.

En met twee-factor-authenticatie voor mijn DigiD en boekhoudpakket, houd ik hackers op afstand. Door alles digitaal te beheren, weet ik dat alleen de juiste ogen mijn gevoelige informatie zien.

Digitalisering is dus niet alleen efficiënt; het beschermt ook mijn werk en privacy beter dan ooit tevoren.

Meer overzicht

Veiligheid is belangrijk, maar laten we het overzicht niet vergeten. Een gedigitaliseerde administratie brengt een helderheid die je met papieren chaos nooit zou bereiken. Denk aan de eenvoud waarmee je documenten vindt: een snel zoekopdracht op je computer en voilà, daar is dat ene belangrijke document.

Je hoeft geen uren meer te verspillen met het doorzoeken van archiefkasten.

Met alles netjes opgeslagen in de cloud, kan ik altijd en overal bij mijn administratie. Of ik nu thuis aan de keukentafel zit of onderweg ben naar een klant, ik heb een volledig beeld van mijn financiële situatie binnen handbereik.

Dit betekent minder stress en meer controle. Door mijn administratie te digitaliseren, snijd ik door de rompslomp heen en houd ik tijd over voor wat echt telt in mijn bedrijf. En dat voelt goed.

Een georganiseerd, efficiënt en professioneel kantoor met financiële bestanden op de computer.

Het proces van administratie digitaliseren

Mijn eerste stap bij het digitaliseren van mijn administratie was het scannen van al mijn documenten. Dit maakte een directe impact, want ik kon eindelijk afscheid nemen van de overvolle mappen en archiefkasten.

Elk document werd zorgvuldig gescand en omgezet in een digitaal bestand, wat ervoor zorgde dat ik alles snel kon terugvinden met een simpele zoekopdracht. Het bespaarde niet alleen ruimte, maar het zorgde ook voor een veel efficiëntere manier om met mijn administratie om te gaan.

Ik richtte een speciaal e-mailadres op voor alle binnenkomende facturen en belangrijke correspondentie. Door deze actie hoefde ik nooit meer door stapels papier te graven op zoek naar één specifieke factuur.

Alle belangrijke documenten waren nu georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk vanaf elke locatie met internetverbinding. Bovendien stapte ik over op cloud-based software, die niet alleen mijn documenten veilig bewaarde maar mij ook in staat stelde om samen te werken met mijn boekhouder zonder fysieke documenten heen en weer te sturen.

Dit was een echte gamechanger voor mijn workflow en productiviteit.

Persoon scant documenten in georganiseerde kantoorchaos.

7 Tips voor efficiënter administreren door digitalisering

Omarm de kracht van digitalisering en transformeer je administratie; ontdek hoe deze zeven slimme tips je weg naar efficiëntie kunnen plaveien en maak je klaar om het verschil in je werkdag te ervaren.

Laat facturen digitaal aanleveren

Het digitaliseren van mijn administratie begon met het aanpakken van de facturenstroom. Ik merkte al snel dat facturen digitaal aanleveren een cruciale stap was voor efficiëntie.

  • Ik vraag nu alle leveranciers om hun facturen rechtstreeks naar mijn digitale postbus te sturen. Dit vermindert de kans op verlies en maakt het makkelijker om ze direct te verwerken.
  • Facturen komen nu sneller binnen, omdat digitale verzending minder tijd kost dan per post. Zo kan ik betalingen vlotter afhandelen en houd ik mijn cashflow gezond.
  • Mijn bureaublad blijft netjes en overzichtelijk, want fysieke stapels papieren zijn verleden tijd. Documenten scannen is niet meer nodig, wat me veel tijd bespaart.
  • De veiligheid van mijn financiële gegevens is verbeterd sinds ik overstapte op digitale facturatie. Elektronische documenten zijn beter te beveiligen dan papieren versies.
  • Ik houd mijn administratie actueel door elke binnengekomen factuur meteen te boeken in het systeem. Dit creëert real-time inzichten in uitgaven en budgetten.
  • Het zoeken naar specifieke facturen is vereenvoudigd sinds ik digitaal archiveren toepas. Met zoekwoorden vind ik binnen enkele secondes wat ik nodig heb.
  • Door heldere afspraken te maken met leveranciers over de indeling van facturen, kan ik deze makkelijker automatisch laten verwerken door software.

Vraag om kleinere facturen

Het aanvragen van kleinere facturen maakt de administratie overzichtelijker. Bovendien versnelt het de goedkeuringsprocessen op een papierloos kantoor.

  • Deel grotere rekeningen op in meerdere kleine facturen om het fiatteringsproces te stroomlijnen.
  • Zorg ervoor dat leveranciers begrijpen waarom kleinere facturen gunstig zijn voor beide partijen, qua efficiëntie en snellere betaling.
  • Maak afspraken met leveranciers over standaardfactuurbedragen die aansluiten bij jouw administratieve procedures.
  • Implementeer een beleid dat aanzet tot het regelmatig indienen van kleinere facturen, zo voorkom je achterstanden in verwerking.
  • Benut de voordelen van digitale systemen door automatische waarschuwingen in te stellen zodra een factuur een bepaald bedrag overschrijdt.

Boek facturen altijd volgens hetzelfde proces

Consistentie in mijn administratie is cruciaal. Ik boek facturen altijd volgens dezelfde procedure om overzicht te houden en fouten te voorkomen. Hier zijn de stappen die ik volg:

  • Open eerst de digitale factuur zodra deze binnenkomt. Dit zorgt ervoor dat alle documenten op een centrale plek beginnen.
  • Controleer vervolgens de details van de factuur grondig. Elke factuur moet compleet en correct zijn voordat deze verwerkt wordt.
  • Categoriseer elke factuur naar type uitgave of inkomstenbron. Dit helpt mij om snel rapportages te kunnen genereren wanneer nodig.
  • Voer daarna de factuurgegevens in mijn boekhoudsysteem in, gebruikmakend van gestandaardiseerde codes en omschrijvingen voor uniformiteit.
  • Verifieer tot slot of elke ingevoerde factuur juist is verwerkt door een dubbele check uit te voeren.

Werk met slimme OCR-software

Slimme OCR-software is een gamechanger voor mijn administratie. Het automatiseren van taken bespaart tijd en verhoogt de nauwkeurigheid, wat ik dagelijks merk.

  • Kies kwalitatieve OCR-software: Ik zorg ervoor dat de software die ik gebruik hoog aangeschreven staat. Goede OCR-software zoals bijvoorbeeld Elvy, kan niet alleen snel en foutloos werken maar ook gemakkelijk integreren met andere systemen.
  • Automatiseer het invoeren van facturen: Met OCR-software hoef ik geen factuur meer handmatig in te voeren. De software herkent tekst op papieren documenten en zet deze om naar digitale informatie.
  • Minimaliseer fouten bij data-invoer: Een slimme OCR-oplossing helpt mij om menselijke fouten te verminderen. Hierdoor zijn mijn financiële overzichten altijd correct en up-to-date.
  • Verwerk documenten efficiënter: Ik merk dat de stapels papier snel verdwijnen wanneer ik slimme OCR-software inzet. Dit maakt het verwerken van documenten veel efficiënter.

Zorg voor een gestroomlijnd fiatteringsproces

Digitaliseren heeft mijn werkleven zoveel eenvoudiger gemaakt, vooral bij het goedkeuren van documenten. Een gestroomlijnd fiatteringsproces bespaart tijd en vermindert fouten. Hier zijn een aantal stappen die ik heb genomen om dit te bereiken:

  • Stel duidelijke regels op voor wie wat mag goedkeuren. Dit zorgt ervoor dat iedereen weet wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn.
  • Gebruik elektronische handtekeningen om het proces te versnellen. Papierwerk dat heen en weer moet voor een krabbel behoort zo tot het verleden.
  • Automatiseer de routing van documenten met software. Documenten komen automatisch terecht bij de juiste persoon voor goedkeuring.
  • Beperk het aantal goedkeuringsrondes waar mogelijk. Dit verkleint de kans op vertragingen in processen.
  • Houd een logboek bij van alle goedkeuringen voor transparantie. Zo kan ik altijd terugvinden wie, wat en wanneer iets goedgekeurd heeft.
  • Train medewerkers regelmatig over de digitale tools die we gebruiken. Dit zorgt ervoor dat iedereen efficiënt kan werken met het systeem.

Stap af van een papieren archief

Een gestroomlijnd fiatteringsproces leidt naadloos tot de volgende grote stap: het afscheid nemen van een papieren archief. Ik ontdek dagelijks hoeveel tijd en ruimte ik bespaar door digitale opslag.

  • Kies voor cloudopslag: Ik gebruik veilige cloudservices waarbij ik overal toegang heb tot mijn documenten. Zo kan ik thuis, onderweg of bij klanten altijd bij mijn bestanden.
  • Investeer in een goede scanner: Een snelle scanner is onmisbaar. Alle documenten die binnenkomen, scan en sla ik direct op in het juiste digitale dossier.
  • Ontwikkel een duidelijke bestandsstructuur: Structuur aanbrengen in mijn digitale archief zorgt ervoor dat ik en mijn collega’s snel de juiste documenten vinden.
  • Maak routine van opruimen: Elke week plan ik tijd om mijn digitale archief bij te werken en overbodige bestanden te verwijderen.
  • Train medewerkers in digitaal werken: Het is belangrijk dat iedereen weet hoe het digitale systeem werkt. Regelmatige trainingssessies houden ieders vaardigheden scherp.
  • Stel duidelijke richtlijnen op: Normen voor het benoemen en opslaan van bestanden zorgen voor consistentie en efficiëntie. Hier heb ik specifieke regels voor die iedereen naleeft.
  • Beveilig je data: Ik zorg altijd voor sterke wachtwoorden en regelmatige back-ups om onze informatie veilig te stellen tegen verlies of diefstal.

Houd je crediteurenbestand actueel

Een actueel crediteurenbestand is cruciaal voor efficiënt werken. Met digitale middelen voorkom je fouten en win je tijd. Hieronder deel ik een paar handige tips om jouw crediteurenbestand up-to-date te houden:

  • Voer nieuwe leveranciersgegevens direct digitaal in. Wacht niet tot het einde van de week, maar update gegevens zodra je ze ontvangt.
  • Gebruik software die automatisch duplicaten herkent. Dit bespaart tijd doordat je niet handmatig hoeft te zoeken naar dubbele invoeringen.
  • Stel alerts in voor verouderde informatie. Ontvang meldingen als gegevens bijgewerkt moeten worden, zoals gewijzigde bankrekeningen of adressen van leveranciers.
  • Controleer regelmatig de betalingstermijnen van al je crediteuren. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan en houd je een goede relatie met hen.
  • Koppel je administratiesysteem aan dat van je leveranciers indien mogelijk. Zo worden wijzigingen aan beide kanten direct doorgevoerd.
  • Archiveer afgehandelde transacties digitaal en veilig. Houd zo altijd een schoon en actueel overzicht van wie wat wanneer moet betalen of betaald heeft.

Conclusie

Het digitaliseren van je administratie kan je werkdag een stuk lichter maken. De zeven besproken tips helpen je niet alleen tijd besparen, maar zorgen ook voor een veiliger en overzichtelijker beheer van je documenten.

Met slimme OCR-software en een digitaal fiatteringsproces wordt efficiëntie de nieuwe norm. Vergeet die overvolle archiefkasten, want een up-to-date online systeem houdt alles bij de hand.

Ontdek nog meer mogelijkheden en verdiep je in aanvullende bronnen om alles uit je digitale werkplek te halen. Zet vandaag nog die stap naar een gestroomlijnde digitale administratie en voel de voordelen elke dag in je werk!

Veelgestelde Vragen

1. Wat is het grootste voordeel van het digitaliseren van mijn administratie?

Het digitaliseren van je administratie bespaart tijd en ruimte en maakt informatie sneller toegankelijk.

2. Moet ik technisch onderlegd zijn om mijn administratie te digitaliseren?

Nee, er zijn gebruiksvriendelijke tools beschikbaar die het digitaliseren van administratie makkelijk maken.

3. Kan ik met digitale administratie gemakkelijker samenwerken?

Ja, digitale administratie verbetert de samenwerking doordat documenten eenvoudig gedeeld kunnen worden.

4. Is mijn informatie veilig als ik mijn administratie digitaliseer?

Digitale systemen bieden vaak sterke beveiligingsmaatregelen om je gegevens te beschermen.

5. Wat moet ik doen als ik overstap naar digitale administratie?

Begin met het kiezen van de juiste software en zorg dat je medewerkers training krijgen in het gebruik ervan.

Ten slotte

Om af te sluiten zijn er een paar programma’s die ik er echt even voor je wil uitlichten. De keuze op het vlak van boekhoudsoftware is namelijk enorm! Er zijn er al ruim 150!

  • Onafhankelijk van wat je doet en voor iedereen geschikt; MKB, ZZP, dienstverlenend, of met een webshop. Dan is E-boekhouden de gevestigde naam. Dit complete pakket kun je hier gratis proberen
  • Een heel populaire speler voor de online ondernemer neemt je administratie in vogelvlucht uit handen. Online factureren? Geen probleem. Eerlijke prijs, super kwaliteit: Moneybird is je vogel. Direct gratis proberen.
  • Wanneer je als dienstverlenende ZZP’er aan de slag bent, van eenvoud houdt en de kosten laag wilt houden, dan is BUNNI een goede keuze. Deze aanbieder maakt je administratie tot een grap, zo makkelijk. Ook BUNNI heeft een gratis proefperiode.
  • Ten slotte wil ik afsluiten met mijn favoriet Moneymonk maakt het leven voor zzp’ers echt tot een feestje en beperkt de tijd voor je administratie tot minuten. Met alle functionaliteiten die je nodig hebt; uren- en rittenregistratie, projectmanagement, en BTW aangifte. Natuurlijk, met een gratis proefmaand.

Check deze toppers zeker, wanneer jij minder wilt boekhouden, meer wilt ondernemen. En altijd zicht wil hebben op je cijfers. En… jij hebt vast wel wat beters te doen, dan al die software te testen.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar boven