Hoe bereken je administratie kosten bij het uitbesteden van jouw administratie? | 2024

In dit artikel

Je staat op het punt om jouw administratie uit te besteden, maar wat gaat dat kosten? Ook ik heb me hierover het hoofd gebroken en uitgebreid onderzoek gedaan naar de beste aanpak.

In dit artikel deel ik een heldere berekeningswijze waarmee je snel inzicht krijgt in de potentiële kosten. Lees snel verder en ontdek hoe jij grip krijgt op je uitgaven!

Belangrijkste inzicht

Met de juiste boekhoudsoftware stroomlijn jij je boekhouding enorm. Hoewel het aanbod enorm is, zijn er een paar toppers die altijd terugkomen. E-boekhouden is nog altijd de populairste. Dankzij het brede scala aan functionaliteiten is voor elke type ondernemer geschikt.

Ben je dienstverlenend veeleisend om kwaliteit, maar ook qua eenvoud? Dan is Moneymonk de uitverkorene.

Probeer e-Boekhouden gratis, en volg deze link voor een gratis maand Moneymonk.

Samenvatting

  • Overweeg de verschillende factoren die de administratiekosten beïnvloeden zoals bedrijfsgrootte, aard van het werk, en frequentie van dienstverlening.
  • Maak gebruik van online hulpmiddelen zoals WeFact en Adfir om de kosten voor het uitbesteden van administratie nauwkeurig te berekenen.
  • Onderzoek manieren om administratiekosten te verlagen, zoals het kiezen van een passend administratiepakket, prijsonderhandelingen en het automatiseren van processen.
  • Voor de moderne ondernemer: ontdek hier de meest efficiënte boekhoudsoftware.

Wat zijn administratiekosten?

Een professionele accountant werkt op een opgeruimd bureau met financiële documenten.

Administratiekosten zijn de bedragen die ik betaal voor het bijhouden en beheren van mijn administratie. Het gaat om kosten die ik maak voor bijvoorbeeld boekhoudprogramma’s, het inschakelen van een boekhouder of accountantskosten voor de jaarrekening.

Deze kosten zorgen ervoor dat mijn boeken kloppen, aangiftes op tijd ingediend worden en alle transacties nauwkeurig verwerkt zijn.

Ik zie deze uitgaven als een investering in de financiële gezondheid van mijn bedrijf. Ze helpen me namelijk om een duidelijk overzicht te houden van inkomsten, uitgaven, leningen en schuldenaren.

Hierdoor kan ik beter inspelen op financiële vraagstukken en voorkom ik problemen met debiteuren of onnodige schulden. Goed beheer van administratie helpt me ook bij het voorkomen van extra kosten door wanbetalers, zoals ingebrekestellingen door een incassobureau of de noodzaak tot het uitgeven van een betalingsherinnering.

Berekening van de kosten voor het uitbesteden van administratie

Een opgeruimd en georganiseerd kantoorbureau met computer en papierstapels.

Als ondernemer begrijp ik dat het uitbesteden van administratie een slimme zet kan zijn om tijd te besparen, maar het is cruciaal om de kosten in de gaten te houden. Daarom duik ik in de wereld van factoren die deze kosten beïnvloeden en bied ik heldere richtlijnen voor het inschatten van die uitgaven, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Factoren die de kosten beïnvloeden

De kosten voor het uitbesteden van administratie zijn niet zomaar uit de lucht gegrepen. Meerdere factoren hebben invloed op de prijs die ik betaal, en het is belangrijk dat ik weet welke dat zijn.

  • Omvang van mijn bedrijf: Een groot bedrijf met veel transacties heeft een complexere administratie dan een kleinere onderneming. Dit kan leiden tot hogere kosten omdat er simpelweg meer te verwerken is.
  • Aard van de werkzaamheden: Niet alle administratieve taken zijn gelijk. Het invoeren van data kost minder tijd dan het opstellen van een jaarrekening of het verzorgen van aangiften, wat weer gereflecteerd wordt in de kosten.
  • Frequentie van dienstverlening: Als ik maandelijks mijn administratie laat bijwerken, zal dit in de regel voordeliger zijn dan wanneer er slechts eenmaal per kwartaal of jaar een update plaatsvindt. Regelmaat kan dus schelen in de kosten.
  • Specialisme van de dienstverlener: Een bureau dat gespecialiseerd is in mijn sector of bekend is met specifieke regelingen zoals de wet incassokosten (WIK), kan waardevol advies geven maar dit kan ook tot hogere tarieven leiden.
  • Automatisering en softwaregebruik: Wanneer een administratiekantoor moderne automatisering gebruikt, kunnen ze efficiënter werken en mij mogelijk kosten besparen. Echter, investeringen hierin kunnen initieel wel terugkomen in hun tariefstelling.
  • Extra services: Diensten zoals incasso advies of schadevergoeding claims gaan buiten standaard boekhoudtaken om en zullen extra gekost worden.

Berekenen van de geschatte kosten

Om een goede inschatting van de geschatte kosten te krijgen voor het uitbesteden van mijn administratie, begin ik met het op een rijtje zetten van alle benodigde werkzaamheden. Ik houd rekening met de omvang van mijn boekhouding en de frequentie waarbij ik bijvoorbeeld aangiftes moet doen.

Vervolgens kijk ik naar de vaste maandtarieven die door administratiekantoren worden aangeboden. Deze tarieven zijn vaak inclusief de jaarrekening en aangiften voor btw, IB en VPB, waardoor ik niet voor verrassingen kom te staan.

Ik let ook op extra diensten die wellicht nodig kunnen zijn, zoals het bijhouden van schuldenaar en algemene voorwaarden of het regelen van automatische incasso. Door deze aspecten mee te nemen in mijn berekening, kan ik met vertrouwen een budget opstellen.

Met de wet op de omzetbelasting 1968 in mijn achterhoofd, zorg ik ervoor dat alle belastingzaken correct meegenomen worden in mijn kostenoverzicht. Op deze manier kan ik efficiënt en zonder stress mijn administratieve verplichtingen uit handen geven.

Het gebruik van online hulpmiddelen voor het berekenen van administratiekosten

Online tools zoals WeFact en Adfir maken mijn leven een stuk eenvoudiger. Met deze platforms bereken ik moeiteloos de kosten voor mijn uitbestede administratie. Ze geven duidelijke tarieven en ik zie meteen wat ik kwijt ben aan jaarrekeningen en aangiftes.

Deze transparantie vind ik super belangrijk; geen verrassingen achteraf.

Bij het opstellen van facturen komen diezelfde online hulpmiddelen ook goed van pas. Ze automatiseren de berekening van de hoofdsom en rentepercentage, waardoor ik altijd de juiste wettelijke rente toepas volgens het Rapport Voorwerk II.

Ik hoef niet langer handmatig te rekenen en dat bespaart mij tijd en eventuele fouten in mijn brief of contract.

Hoe de berekening van administratiekosten te verminderen

Een persoon zit aan een bureau, gebruikt een rekenmachine en is geconcentreerd op het werk.

Administratiekosten kunnen flink oplopen, maar gelukkig zijn er manieren om ze te verlagen. Ik deel graag een aantal strategieën waardoor jij slim kunt besparen op deze kosten.

  • Kies voor een administratiepakket dat past bij jouw behoeften; een te uitgebreid pakket kan onnodige kosten met zich meebrengen.
  • Vergelijk offertes van verschillende aanbieders en kijk welke het beste aansluit bij jouw wensen en budget.
  • Onderhandel over de prijs met de administratieve dienstverlener, zij zijn vaak bereid om te praten over de tarieven.
  • Zorg voor een gestroomlijnde aanlevering van jouw gegevens; hoe meer tijd de administrateur kwijt is met sorteren en organiseren, des te hoger je rekening uitvalt.
  • Automatiseer waar mogelijk, gebruik software die helpt bij het efficiënt indienen van facturen en bonnen.
  • Beperk het aantal transacties door betalingen samen te voegen; minder boekingen leidt tot lagere kosten.
  • Leer basisboekhouden om zelf kleine taken uit te voeren, zoals het invoeren van simpelere transacties of facturatie. Dit bespaart tijd voor je boekhouder en dus geld voor jou.
  • Check jaarlijks of je nog steeds het meest voordelige pakket hebt; bedrijven veranderen regelmatig hun prijzen en diensten.

Conclusie

Het berekenen van de kosten voor het uitbesteden van je administratie lijkt misschien ingewikkeld, maar met de juiste tools wordt het een fluitje van een cent. Deze methodes stellen jou in staat om snel en makkelijk een inschatting te maken van wat je zult uitgeven.

Zekerheid over je financiën is essentieel; je weet direct waar je aan toe bent. De rekentools en calculators bieden hierin transparantie en helpen je geld besparen door je inzicht te geven in de mogelijke kosten.

Duik er zelf in en ervaar de controle die je krijgt over jouw financiën. Laat deze stappen de eerste zijn naar een gestroomlijnde administratie, en neem de regie in eigen handen.

Ten slotte

Om af te sluiten zijn er een paar programma’s die ik er echt even voor je wil uitlichten. De keuze op het vlak van boekhoudsoftware is namelijk enorm! Er zijn er al ruim 150!

  • Onafhankelijk van wat je doet en voor iedereen geschikt; MKB, ZZP, dienstverlenend, of met een webshop. Dan is E-boekhouden de gevestigde naam. Dit complete pakket kun je hier gratis proberen
  • Een heel populaire speler voor de online ondernemer neemt je administratie in vogelvlucht uit handen. Online factureren? Geen probleem. Eerlijke prijs, super kwaliteit: Moneybird is je vogel. Direct gratis proberen.
  • Wanneer je als dienstverlenende ZZP’er aan de slag bent, van eenvoud houdt en de kosten laag wilt houden, dan is BUNNI een goede keuze. Deze aanbieder maakt je administratie tot een grap, zo makkelijk. Ook BUNNI heeft een gratis proefperiode.
  • Ten slotte wil ik afsluiten met mijn favoriet Moneymonk maakt het leven voor zzp’ers echt tot een feestje en beperkt de tijd voor je administratie tot minuten. Met alle functionaliteiten die je nodig hebt; uren- en rittenregistratie, projectmanagement, en BTW aangifte. Natuurlijk, met een gratis proefmaand.

Check deze toppers zeker, wanneer jij minder wilt boekhouden, meer wilt ondernemen. En altijd zicht wil hebben op je cijfers. En… jij hebt vast wel wat beters te doen, dan al die software te testen.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar boven
Boekhoudprogramma aanbieding

Hoelang blijf je nog zoeken?

Het antwoord is dichterbij dan je denkt… Ja, echt waar. Kies dit boekhoudprogramma en bespaar zeeën van tijd.