Boekhouding als zzp-er: Wat moet je er toch mee? Eerlijkheid dient mij te zeggen, dat ik als startende online ondernemer een paar dure fouten heb gemaakt. Allemaal had ik deze kunnen voorkomen, wanneer ik de boekhouding direct goed had aangepakt. Dat de lessen hieruit een vliegende start voor jouw eenmanszaak mogen zijn.
[automatic_table_of_contents heading_title=”h2″][/automatic_table_of_contents]
Samenvatting van de belangrijkste punten
Als ondernemer ontkom je niet aan de eisen van de belastingdienst;
Deze eisen zijn bepalend voor een strakke en goed georganiseerde boekhouding;
Daarnaast heeft boekhouding voordelen voor jouw als ondernemer;
Je boekhouding bestaat uit een aantal standaard onderdelen, welke structureel dient bij te houden;
Deze kun je zelf uitzoeken, of je kunt voor het gemak van een boekhoudprogramma kiezen. Dit bespaard tijd en geld;
Met de 6 genoemde tips ben je altijd belastingproof en houdt je overzicht.
Wat zijn de wettelijke eisen voor de boekhouding als zzp’er?
Laten we beginnen bij het begin van je boekhouding. De wettelijke eisen. Natuurlijk heeft het bijhouden van je boekhouding ook zijn voordelen voor jouw als onderneming. Maar, ten eerste heb je toch te voldoen aan de wettelijke plicht.
Om boetes en andere strafrechtelijke maatregelen te voorkomen is het verstandig te weten wat deze wettelijke eisen van je boekhouding zijn. Hiervoor kloppen we even aan bij de belastingdienst.
De belastingdienst stelt een aantal eisen aan je boekhouding:
- Je inkomsten en uitgaven moeten goed worden bijgehouden. Dit betekent dat je alle;
- bonnen,
- facturen
- andere documenten moet bewaren
- Dit doe je op een manier die duidelijk, overzichtelijk en inzichtelijk is. Je kunt de bonnen, facturen etc. sorteren op datum of op soort
- Je bent verplicht deze administratie 7 jaar te bewaren.
- Je verstuurde facturen moeten voorzien zijn van
- factuurnummer,
- datum
- En je naam en adresgegevens.
Je bent verplicht een BTW administratie bij te houden, wanneer je voor meer dan € 4.500,- per jaar aan goederen of diensten levert.
Het is belangrijk om aan deze wettelijke eisen te voldoen, omdat je anders risico loopt op boetes en andere strafrechtelijke maatregelen. Het is daarom verstandig om je administratie goed op orde te houden en zo nodig advies te vragen aan een boekhouder of accountant.
Voordelen van je boekhouding goed bijhouden
Dat je de belastingdienst gunstig wil stemmen is maar 1 kant van de medaille. De andere kant van de medaille is, dat het bijhouden van je boekhouding je verschillende voordelen op kan leveren.
Hierbij kun je denken aan;
- Inzicht in je financiën
- Tijd en geld besparen
- Beter voorbereid op de toekomst
Inzicht in je financiën
Dankzij het nauwkeurig bijhouden van je administratie, heb je inzicht in je inkomsten en uitgaven. Zo heb je altijd inzicht in de inkomsten en uitgaven. Dankzij dit overzicht kun je gemakkelijker financiële beslissingen maken.
Tijd en geld besparen
Wanneer je de boekhouding goed op orde hebt, kun je administratieve fouten voorkomen. Waardoor je minder tijd besteed aan het corrigeren ervan. Als je ook nog eens weet welke kosten je kunt aftrekken en welke niet, kun je op dit vlak nog meer geld besparen dankzij je boekhouding.
Met de hulp van een boekhoudprogramma begint dit voordeel pas echt door te wegen. Afhankelijk van de grootte en aard van je onderneming kan dit tot enkele minuten per week gereduceerd worden.
Beter voorbereid zijn op de toekomst
“In het verleden behaalde resultaten bieden geen garantie voor de toekomst.”
Die uitspraak kennen we wel. Maar, met goed inzicht in het verleden en de (financiële) keuzes die je hebt gemaakt, kun je wel inzicht krijgen in wat werkt en wat niet. Zo kun je met meer vertrouwen keuzes maken over je investeringen.
Wat is boekhouding voor ZZP’ers?
Vanuit de Belastingdienst kun je een rechtstreekse lijn trekken naar je administratie. Hieruit kun je namelijk bepalen wat er uit je boekhouding af te lezen moet zijn.
Als zzp-’er heb je in je boekhouding;
- Bonnen en facturen van al je inkomsten en uitgaven
- Bankafschriften, welke je verwerkt in je boekhouding. Dus, gekoppeld aan de inkomsten en uitgaven.
- Indien je zakelijke kilometers rijdt: Kilometerregistratie
- Al je investeringen; van laptop tot werkbus.
- Debiteuren- en crediteurenadministratie: Hierbij houdt je overzicht in openstaande ben betaalde facturen.
- Belastingzaken. Hierin houdt je de belastingen aangiftes bij, welke voor je van toepassing zijn.
- Hoewel het niet verplicht is als zzp-er een jaarrekening (winst- en verliesrekening of resultatenrekening)bij te houden. Heeft het wel de het voordeel dat je hiermee helder inzicht hebt in je financiële situatie.
- Als afsluiter is de openingsbalans een goede startplaats voor een gezonde boekhouding. Dit is een weergave van de herkomst van je vermogen aan de creditzijde, tegenover de aangekochte zaken aan de debetzijde.
Moet ik dat allemaal zelf uitzoeken?
Het enige wat je zelf uit hebt te zoeken, zijn de cijfers. Je besteed zelf je geld uit, en je verdient ze zelf. De facturen en bonnen komen vanzelf. Het verwerken hiervan in een boekhouding doen mensen al generaties lang. Dus; jij moet het ook kunnen. Voordeel van de voorgaande ondernemers is, dat je het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden.
Wil je low budget, maar high time-investment dan kun je altijd op zoek naar Excel bestanden voor je administratie. Er zijn genoeg voorbeelden te vinden. Maar, techniek heeft ook niet stil gestaan. Er is de wereld aan boekhoudprogramma’s welke jou op het lijf geschreven zijn. Je hoeft alleen maar het beste boekhoudprogramma te kiezen.
Welke boekhoudprogramma’s zijn geschikt voor zzp’ers?
Je hoeft maar 1x de zoekopdracht: “boekhoudprogramma” te geven en je ziet een lange lijst aan mogelijkheden. Er zijn er tientallen te vinden. Al deze boekhoudsoftware richt zich erop het leven voor verschillende types ondernemers te vergemakkelijken.
Goede voorbeelden van boekhoudprogramma’s voor zzp’ers zijn;
- Jortt is een boekhoudprogramma waarmee je als zzp-er goed uit de voeten kunt. Met de boekhoudbot mis je niets. En het heeft verschillende koppelingsmogelijkheden.
- MoneyMonk is gericht op de dienstverlenende zzp-er. Hier vind je al de functies die je nodig hebt; van offerte tot facturatie en urenregistratie. Je kunt al gratis beginnen met je boekhouding voor je begint met Pre-Start. Handig voor je openingsbalans.
- Tellow. Met Tellow kun je als (dienstverlenende) zzp-er in de Kor (Klein Ondernemers Regeling) goed uit de voeten. En heeft het net als de hier bovenstaande een gratis versie. Het is minder gebruiksvriendelijk dan bijvoorbeeld MoneyMonk, maar wil je in 1x een compleet boekhoudpakket met boekhouder. Dan zit je met de complete service van Tellow goed.
- E-boekhouden is misschien wel de meest bekende op het gebied van online boekhouden. Dankzij de verschillende koppelingsmogelijkheden, kun je met E-boekhouden alle kanten op groeien als ondernemer. Ondanks de lange gratis periode voor starters, ben ik hier minder enthousiast over en dat is puur dankzij het gebruiksgemak en de user-interface.
- Rompslomp is een goede optie voor een zzp-er, omdat het, het meest uitgebreide gratis boekhoudpakket heeft. Het is een enorm overzichtelijk en makkelijk te gebruiken programma
- Visma eAccounting is een perfect passende oplossing, wanneer je een eenmanszaak hebt in de e-commerce en verkoopt via Bol.com of via je eigen webshop. Ook bij Visma kun je rekenen op een gratis proefperiode.
- Verder zijn bekende namen; Moneybird, Exact Online en Snelstart. Natuurlijk zijn er nog vele anderen In het artikel: beste boekhoudprogramma eenmanszaak vind je de top 5 voor jou als zzp-er.
Kan ik mijn boekhouding zelf doen of kan ik het beter uitbesteden?
Het is afhankelijk van jezelf of jij beter je boekhouding kunt uitbesteden aan een boekhouder, of dat je het zelf wilt doen. Enkele taken dien je sowieso goed bij te houden. Dat is het bijhouden van al de bonnen en het versturen van facturen, e.d.. Met de hulp van een boekhprogramma gaat dit je waarschijnlijk heel gemakkelijk af. Dit kan ik je uit eigen ervaring vertellen.
Afhankelijk van de complexiteit van je onderneming, de verschillende geldstromen, etc. Kan het zeker verstandig zijn, om boekhouder in te schakelen om het resultaat van jouw inspanningen te controleren.
Tips voor het bijhouden van een goede boekhouding als ZZP’er
Uit bovenstaande artikel over boekhouding voor de zzp-er, kun je al heel wat tips filteren. Maar, hier som ik er nog 6 voor je op.
- Met een boekhoudprogramma minimaliseer je fouten en minimaliseer je fouten. Je houdt hier inkomsten en uitgaven overzichtelijk bij elkaar.
- Houdt zakelijk en privé gescheiden. Met een aparte zakelijke bankrekening, houdt jij je administratie overzichtelijker.
- Verder houdt je structureel je bonnen en facturen bij en bewaar je deze op een veilige plek. Dit kan ook online in de cloud. Met specifieke software hoef je hier geen zorgen meer om te maken.
- Met tijdeig facturatie, zorg je voor een stabiele cashflow en voorkom je gemiste omzet. Volg ook de facturen op.
- Je boekhouding is het kind van je onderneming dat ook tijd een aandacht vraag. Dus plan hiervoor ook tijd in. Zo voorkom je dat het en onoverzichtelijke stapel bonnen wordt. En houdt je overzicht.
- Met een kosten-batenanalyse kun je de voor- en nadelen naast elkaar zetten, om te besluiten of je een boekhouder wilt inschakelen, of dat je zelf je administratie wilt doen. Uiteindelijk kunnen een boekhouder en/ of online boekhoudpakket je veel tijd en geld besparen.
Conclusie
Als zzp-er is het opzetten van je boekhouding een hele berg, waar je tegenop kunt kijken. Daarnaast kunnen de kosten van een accountant of boekhoudprogramma je ervan doen afschrikken om het makkelijker voor jezelf te maken. Als (startende) zzp-er, is het aan te raden om direct vanaf het begin orde op zaken te houden. Een boekhoudprogramma is hiervoor een uitstekende tool, omdat het al de onderdelen beslaat welke belangrijk zijn voor belastingzaken en de groei van je onderneming.
Veel gestelde vragen
Hoeveel tijd ben ik kwijt aan mijn boekhouding als zzp’er?
Afhankelijk van het aantal bonnen dat je te verwerken hebt, kan dit meer of minder zijn. Denk hierbij aan; omvang van onderneming, het aantal transacties, etc. Ga je er zelf mee aan de slag dan kun je er vanuit gaan dat je een paar uur per maand aan de boekhouding besteed. Kies je voor een boekhoudprogramma, met functionaliteiten als automatische bankkoppelingen, bonnen scannen, automatisch gegenereerde BTW-aangifte, etc. Dan kan dit tot enkele minuten per week worden teruggedrongen.
Hoe kan ik fouten voorkomen in mijn boekhouding die voor belasting problemen kunnen zorgen?
Om dure fouten te voorkomen ben je consistent in het verwerken van je bonnen. En schakel je hulp in. Deze hulp kan bestaan uit een boekhouder, of een boekhoudprogramma. Deze tweede bespaard je al enorm veel tijd. In combinatie met een boekhouder weet je zeker dat je goed zit. Zolang jij alles netjes bijhoudt.
Hoe kan ik mijn boekhouding zo efficiënt mogelijk bijhouden?
Het bijhouden van je boekhouding is iets dat je consistent moet doen. Je kunt hiervoor dagelijks, wekelijks of maandelijks een moment inplannen. Op dit moment verwerk je de bonnen en koppel je banktransacties aan bonnen en facturen. Boekhoudsoftware kan dit proces enorm voor je vergemakkelijken, aangezien efficiëntie en gemak sleutelwoorden zijn van deze programma’s.
Waarom is een goede boekhouding belangrijk voor ZZP’ers?
Het belang van een goede boekhouding voor zzp-ers is tweeledig. Enerzijds zijn er de wettelijke eisen. Anderzijds heeft een goede boekhouding verschillende voordelen voor de groei van jou onderneming.
