Hoe een correcte factuur opstellen: Tips voor het maken van goede facturen

In dit artikel

Het opstellen van een factuur klinkt soms ingewikkelder dan het is. Ook ik stond ooit voor dit probleem en weet dat één op de vijf starters vragen heeft over facturatie. Na veel onderzoek heb ik nuttige tips gevonden.

Dit artikel leidt je door het proces van een goede factuur maken . Lees snel verder!

Belangrijkste inzicht

Met de juiste boekhoudsoftware stroomlijn jij je boekhouding enorm. Hoewel het aanbod enorm is- zijn er een paar toppers die altijd terugkomen. E-boekhouden is nog altijd de populairste. Dankzij het brede scala aan functionaliteiten is voor elke type ondernemer geschikt.

Ben je dienstverlenend veeleisend om kwaliteit- maar ook qua eenvoud? Dan is Moneymonk de uitverkorene.

Probeer e-Boekhouden gratis– en volg deze link voor een gratis maand Moneymonk.

Een open laptop met Exact Boekhoudsoftware in een modern kantoor.

Samenvatting

  • Zorg dat je factuur alle essentiële informatie bevat zoals bedrijfsnaam, adresgegevens, btw-identificatienummer, uniek factuurnummer, de datum van uitgifte, leveringsdatum, een nauwkeurige omschrijving van producten of diensten en het totaal te betalen bedrag inclusief en exclusief BTW.
  • Verzend je factuur zo snel mogelijk na levering van de dienst of product om de kans op snelle betaling te vergroten. Volg de regelgeving en verstuur uiterlijk op de 15e van de maand na levering om aan wettelijke eisen te voldoen.
  • Kies voor digitale facturatie om tijd te besparen en overzicht te houden over betaalde en onbetaalde facturen. Digitale facturen zijn ook makkelijker in je boekhouding te verwerken en helpen je om conform AVG-richtlijnen met persoonsgegevens om te gaan.
  • Vermijd veelvoorkomende fouten zoals een onduidelijke betalingstermijn, ontbreken van belangrijke details of onvolledige informatie. Controleer elke factuur zorgvuldig voordat je deze verzendt.
  • Implementeer een gestroomlijnd facturatieproces en houd een duidelijk schema aan voor het versturen van facturen en herinneringen. Dit helpt bij het tijdig ontvangen van betalingen en houdt je administratie ordelijk.

Het belang van een correcte factuur

Een correcte factuur maken is cruciaal voor elke ondernemer. Het volgt regels van de Algemene Gegevens Verordening (AVG) en zorgt voor een heldere verwerking van klantgegevens. Op elke factuur staan belangrijke gegevens zoals het btw-identificatienummer, de datum van uitgifte en een uniek nummer.

Ook beschrijft het duidelijk de geleverde goederen of diensten. Dit maakt de administratie makkelijker en helpt bij het voorkomen van misverstanden met klanten.

Tijdige verzending van facturen bevordert ook een soepele betalingsstroom. Een duidelijke factuuropmaak met goed zichtbaar logo, bedrijfsnaam, betaaltermijn en rekeningnummer of betaallink draagt bij aan snellere betalingen.

Bovendien hebben ondernemers de mogelijkheid facturen zowel op papier als digitaal te verzenden, wat flexibiliteit biedt in communicatie naar klanten.

“Een correcte factuur is het fundament van transparante zakelijke relaties.”

Richtlijnen voor een correcte factuur

Een goede factuur maken klinkt eenvoudig, maar er komt meer bij kijken. Je moet zorgen dat jouw factuur alle nodige informatie bevat en makkelijk te begrijpen is. Dit houdt in dat je een duidelijke omschrijving van de geleverde producten of diensten geeft, een correct factuurnummer toevoegt en de betalingstermijn vermeldt.

Zo maak je het voor je klant makkelijk om te weten wat hij betaalt en wanneer het bedrag overgemaakt moet zijn. Door deze richtlijnen te volgen, help je misverstanden te voorkomen en zorg je ervoor dat jouw facturen op tijd betaald worden.

Factuurvereisten

Als ondernemer stuit ik vaak op het belang van een juist opgestelde factuur. Het lijkt simpel, maar een correcte factuur is de sleutel tot snelle betalingen en een gestroomlijnde administratie. Hieronder deel ik met jullie wat er absoluut niet mag ontbreken op jullie facturen.

  1. Jouw volledige bedrijfsnaam en die van de afnemer moeten duidelijk zichtbaar zijn. Dit zorgt voor directe herkenning bij jouw klant.
  2. Het adres van jouw bedrijf en dat van de afnemer moet erop staan, geen verwarring mogelijk.
  3. Vermeld altijd het btw – identificatienummer; dit is cruciaal voor belastingdoeleinden.
  4. Ook het KVK – nummer hoort op elke factuur thuis, ter legitimatie van je bedrijf.
  5. Een uniek factuurnummer is vereist; dit helpt om elke transactie apart te identificeren.
  6. De datum waarop je de factuur uitgeeft, naast de leveringsdatum geeft duidelijkheid over wanneer goederen of diensten geleverd zijn.
  7. Een nauwkeurige omschrijving van geleverde producten of diensten laat zien wat de afnemer precies krijgt.
  8. Vermeld altijd het te betalen bedrag inclusief ̩n exclusief btw, samen met het toegepaste btw Рtarief.
  9. Niet te vergeten: voeg jouw rekeningnummer toe zodat betaling vlot kan verlopen.
  10. Stip de betaaltermijn aan; dit geeft aan binnen hoeveel dagen na ontvangst van de factuur betaling verwacht wordt.

Bij mijn eerste ervaring met factureren leerde ik al snel het belang van deze punten voor een soepel proces en minder hoofdpijn bij mijn boekhouding.

Met deze richtlijnen geïntegreerd in jullie facturatieproces, zal ieder document dat je verstuur niet alleen voldoen aan wettelijke verplichtingen maar ook professionaliteit uitstralen naar jullie klanten.

Laten we nu kijken hoe we deze vereisten in praktijk brengen door stapsgewijs een feilloze factuur op te stellen.

Het belang van duidelijke communicatie

Een heldere factuur sturen is cruciaal. Ik zorg altijd dat alles duidelijk vermeld staat: van de omschrijving van geleverde producten tot aan de uiterste betaaldatum. Dit helpt klanten te begrijpen wat ze betalen en wanneer het moet.

Fouten en misverstanden worden zo voorkomen. Klanten waarderen deze transparantie, wat vaak leidt tot snellere betalingen.

Mijn ervaring leert dat duidelijke communicatie over betalingstermijnen essentieel is. Ik benadruk in mijn facturen altijd de vervaldag en hoe betalingen gedaan kunnen worden. Dit zorgt voor minder openstaande facturen en maakt het hele proces soepeler voor beide partijen.

De volgende stap in het proces, de juiste timing voor het versturen van een factuur, hangt ook af van goede communicatie.

De juiste timing voor het versturen van een factuur

Na te hebben besproken hoe belangrijk duidelijke communicatie is, komen we bij een ander cruciaal punt: het kiezen van het juiste moment om je factuur te verzenden. Dit is essentieel voor een soepel facturatieproces.

Je moet je factuur zo snel mogelijk versturen na de voltooiing van de dienst of levering van het product. Dit zorgt ervoor dat de details nog vers in het geheugen liggen, zowel bij jou als bij de klant.

Volgens de voorschriften van de belastingdienst moet de factuur uiterlijk op de 15e van de maand na het leveren van je diensten of producten worden uitgereikt. Als je dit schema volgt, voldoe je niet alleen aan de wettelijke eisen, maar help je ook sneller betaald te krijgen.

Snelheid en stiptheid in het versturen van facturen kan leiden tot snellere betalingen en minder onbetaalde facturen.

Stapsgewijze Handleiding voor het Maken van een Factuur

Het maken van een factuur lijkt soms ingewikkeld. Maar ik heb ontdekt dat met een duidelijk stappenplan, iedereen het kan. Hier is mijn aanpak:

  1. Zorg dat alle basisgegevens klaarstaan. Dit omvat jouw bedrijfsgegevens zoals de naam, adres, en contactinformatie, plus hetzelfde voor de klant. Vergeet niet jouw Btw-identificatienummer en, als je er een hebt, het KVK-nummer.
  2. Voeg een uniek factuurnummer toe aan elke factuur. Ik maak gebruik van een opeenvolgende nummering zodat ik nooit twee keer dezelfde fout maak.
  3. Vermeld de datum waarop je de factuur hebt gemaakt en verstuur deze zo snel mogelijk na het leveren van een dienst of product. Zo blijft alles actueel.
  4. Beschrijf de geleverde diensten of producten heel duidelijk. Ik zorg altijd dat er geen twijfel kan bestaan over wat ik heb geleverd.
  5. Benoem de kosten per item en het totale bedrag dat betaald moet worden, inclusief en exclusief BTW. Hier helpen rekenprogramma’s goed bij om fouten te voorkomen.
  6. Vermeld duidelijk hoe je betaald wilt worden door jouw bankgegevens of een betaallink op te nemen.
  7. Geef aan binnen welke termijn de betaling verwacht wordt – vaak is dit 30 dagen – en wat er gebeurt als die termijn overschreden wordt, zoals rente in rekening brengen.
  8. Voeg eventuele extra informatie toe die relevant kan zijn zoals algemene voorwaarden of specifieke overeenkomsten met de klant.
  9. Maak gebruik van boekhoudsoftware om digitale facturen te versturen die voldoen aan alle eisen en gemakkelijk in je administratie passen.
  10. Bewaar ten slotte alle verzonden facturen goed voor jouw administratie; ze zijn essentieel voor eventuele belastingaangiftes en controles.

Ik volg deze stappen telkens als ik een factuur moet opstellen en merk dat dit proces soepel verloopt dankzij de structuur die ik hanteer.

Facturatieproces en Facturatieschema

Na het doornemen van de stappen voor het maken van een factuur, bespreek ik nu hoe je een gestroomlijnd facturatieproces en schema opzet. Dit helpt om betalingen op tijd te ontvangen en je administratie bij te houden. Ik deel mijn ervaringen over hoe ik dit aanpak.

  1. Kies een vast moment in de week of maand voor het versturen van facturen. Ik verstuur ze elke maandagochtend, zodat klanten de hele week tijd hebben om ze te bekijken.
  2. Bepaal een regelmatige herinnering voor niet-betaalde facturen. Twee weken na verzending stuur ik vriendelijk een herinnering per e-mail.
  3. Maak gebruik van digitale tools zoals online boekhoudsoftware. Deze software helpt mij mijn facturering te automatiseren en biedt sjablonen aan die aan alle vereisten voldoen.
  4. Bewaar alle facturen minimaal zeven jaar lang, conform de eis van de Belastingdienst. Dit doe ik zowel digitaal als op papier in mappen per jaar gesorteerd.
  5. Volg de regels voor digitale en papieren facturatie nauwlettend, afhankelijk van wat jouw klant verkiest. In beide gevallen zorg ik ervoor dat mijn rekeningnummer en betaaltermijn duidelijk vermeld staan.
  6. Zet alle relevante informatie op je factuur: btw-identificatienummer, KVK-nummer, leveringsdatum en -tarief, naam/adresgegevens, omschrijving van geleverde goederen of diensten en het bedrag inclusief en exclusief btw.
  7. Implementeer een systeem voor snelle reacties op vragen over facturen; ik reserveer hier elke woensdagmiddag tijd voor.

Door deze stappen te volgen houd ik mijn facturatieschema strak en efficiënt waardoor mijn klanten precies weten wanneer zij hun betaling moeten voltooien en mijn cashflow gezond blijft.

Verschillende Soorten Facturen en Specifieke Situaties

Elk bedrijf komt unieke situaties tegen, wat leidt tot verschillende rekeningen die je moet maken. Of je nu diensten levert zonder geregistreerd te zijn bij de Kamer van Koophandel, zaken doet met klanten in het buitenland, kiest voor elektronisch factureren of een kredietnota moet opstellen, elke situatie vraagt om specifieke aandacht voor hoe je jouw rekening presenteert.

Factureren zonder KVK

Veel mensen denken dat je een KVK-nummer nodig hebt om facturen te maken. Dat klopt niet. Ook zonder inschrijving bij de Kamer van Koophandel kun je facturen versturen. Dit is handig voor freelancers of kleine ondernemers die onder de kleineondernemersregeling (KOR) vallen.

Zorg wel dat je voldoet aan de wetten rond persoonsgegevens, zoals de Algemene Gegevens Verordening (AVG). Dit betekent dat je goed moet letten op hoe je klantinformatie verwerkt en controleert.

“Je kunt gewoon facturen versturen, zelfs zonder KVK-inschrijving.”

Belangrijk is om elke factuur die je maakt, direct na levering van je dienst of product te sturen. Vermeld duidelijk de datum van deze uitreiking. Dit zorgt ervoor dat alles netjes en tijdig verloopt.

Vergeet niet, als je diensten levert aan de Rijksoverheid, moet je een e-factuur verzenden. Zowel papieren als digitale facturen zijn toegestaan, zolang ze maar aan de regels voldoen.

Factureren aan het buitenland

Als ik facturen verstuur naar klanten in het buitenland, let ik altijd goed op een paar essentiële dingen. Ik zorg ervoor dat het btw-identificatienummer, het juiste btw-tarief, en de bedragen met en zonder btw duidelijk op de factuur staan.

Ook mijn KVK-nummer, de datum van uitgifte van de factuur, nummer van de factuur, leveringsdatum en natuurlijk de volledige namen en adressen van mijzelf en mijn klant ontbreken niet.

Het is belangrijk deze gegevens zorgvuldig te verwerken om aan de internationale standaarden te voldoen.

Bij dit alles gebruik ik vaak boekhoudsoftware om digitale facturen makkelijk te maken en te versturen. Dit spaart mij niet alleen tijd, maar het helpt ook fouten te voorkomen die kunnen ontstaan bij handmatig factureren.

Ik houd mijn administratie altijd netjes bij voor minstens zeven jaar, zoals vereist door de wet, of zelfs tien jaar voor onroerende goederen. En natuurlijk, de bescherming van klantgegevens is een prioriteit, dus volg ik altijd de richtlijnen van de Algemene Gegevens Verordening (AVG) om veilig met klantinformatie om te gaan.

Digitale facturatie en de voordelen

Na het bespreken van facturatie aan internationale klanten, schakelen we over op digitale facturatie en de voordelen ervan. Digitale facturatie, of het sturen van rekeningen via internet, maakt het hele proces van facturen maken en versturen veel sneller.

Ik gebruik bijvoorbeeld software voor mijn boekhouding. Met deze programma’s kan ik eenvoudig facturen opstellen die aan alle eisen voldoen. Zo vergeet ik nooit belangrijke details zoals btw-identificatienummer of leveringsdatum.

Digitale facturatie helpt niet alleen tijd te besparen, maar zorgt ook voor beter overzicht en controle over de betalingen. Als ik een elektronische factuur verstuur, kan ik makkelijk bijhouden wie al betaald heeft en wie nog niet.

Dit is veel moeilijker met papieren facturen. Bovendien bewaar ik alle verzonden facturen veilig in de cloud. Daarmee voldoe ik aan de regel van de Belastingdienst om facturen minimaal zeven jaar te bewaren.

Kortom, digitale facturatie maakt mijn leven als ondernemer simpeler en mijn administratie efficiënter.

Credit factuur maken

Een creditfactuur maken is soms nodig. Dit gebeurt als ik een foutje maak op een originele factuur of als de klant te veel heeft betaald. Ik zorg ervoor dat de creditfactuur alle verplichte gegevens bevat, zoals het btw-identificatienummer en mijn KVK-nummer.

Ik maak ook het verschuldigde bedrag negatief om duidelijk aan te tonen dat het om een terugbetaling gaat.

Ik stuur de creditfactuur snel naar de klant, net als elke andere factuur. Dit helpt verwarring te voorkomen en houdt mijn boekhouding netjes en up-to-date. Zo blijft de financiële relatie met mijn klanten helder.

“Goede boekhouding begint met correcte facturen.”

Veelvoorkomende Fouten en Hoe deze te Vermijden

Het maken van facturen lijkt eenvoudig, maar er kunnen snel fouten insluipen. Deze fouten kunnen leiden tot vertragingen in betalingen en zelfs tot juridische problemen. Laten we kijken hoe we deze veelvoorkomende valkuilen kunnen vermijden.

  1. Logo en bedrijfsnaam niet prominent tonen: Zorg ervoor dat je logo en bedrijfsnaam goed zichtbaar zijn. Dit maakt je factuur niet alleen professioneler, maar helpt ook bij merkherkenning.
  2. Te laat versturen van de factuur: Stuur de factuur zo snel mogelijk na het voltooien van een opdracht of levering van producten. Dit verhoogt de kans op snelle betaling.
  3. De betalingstermijn onduidelijk houden: Vermeld altijd duidelijk binnen hoeveel dagen de betaling verwacht wordt. Zo voorkom je misverstanden over de betaaltermijn.
  4. Gebrek aan detail in omschrijving van diensten of goederen: Beschrijf precies wat je geleverd hebt, inclusief aantallen en prijzen per eenheid. Dit voorkomt vragen of onduidelijkheden achteraf.
  5. Rekeningnummer ontbreekt of is incorrect: Controleer of je rekeningnummer correct is opgenomen op elke factuur die je verstuurt. Een foute invoer kan leiden tot vertraagde betalingen.
  6. Niet voldoen aan wettelijke vereisten: Hoewel er geen strikte eisen zijn voor de opbouw, moet elke factuur wel bepaalde informatie bevatten zoals datum, uniek factuurnummer en btw-gegevens als die van toepassing zijn.
  7. Vergeten digitale mogelijkheden te gebruiken: Digitale facturatie versnelt het hele proces enorm. Overweeg om papieren facturen te vervangen door elektronische alternatieven voor efficiëntie.
  8. Het niet duidelijk markeren van een creditfactuur: Als je een correctie moet versturen, zorg dan dat het duidelijk is dat het om een creditfactuur gaat om verwarring te vermijden.

Door aandacht te besteden aan deze punten kun je veelvoorkomende fouten in het facturatieproces vermijden en zorg je voor soepelere transacties met klanten en partners.

Conclusie

Een juiste factuur maken lijkt misschien ingewikkeld, maar met onze tips wordt het simpeler. We hebben laten zien hoe je met duidelijke opbouw en timing je voordeel doet. Denk aan wat deze aanpak voor jouw onderneming betekent.

Kun je nu makkelijker factureren? Ga dan met onze strategieën aan de slag. Voor extra hulp kun je boekhoudprogramma’s zoals e-Boekhouden.nl gebruiken. Deze tools maken het nog eenvoudiger.

Bedenk hoe efficiënt jouw facturatieproces kan worden. Dit bespaart tijd en geld. Laat deze kans niet liggen en verbeter vandaag nog jouw facturatieproces!

Veelgestelde Vragen

1. Wat moet er op een correcte factuur staan?

Op een correcte factuur moeten de datum waarop de factuur verstuurd is, het factuurbedrag, de vervaldatum van de factuur, een omschrijving van de geleverde diensten of producten, en je rekeningnummer staan. Zorg ervoor dat elke factuur aan deze eisen voldoet.

2. Is een digitale factuur geldig?

Ja, een e-factuur is een elektronische factuur en is net zo geldig als een factuur op papier. Je kunt kiezen om je facturen digitaal of op papier te versturen, zolang ze maar aan alle gestelde eisen voldoen.

3. Hoe snel moet ik een factuur betalen?

De algemene regel is dat facturen binnen 30 dagen betaald moeten worden. Als de betaling uitblijft, mag je rente in rekening brengen volgens onze algemene voorwaarden.

4. Wat doe ik als mijn factuur niet aan de eisen voldoet?

Als je factuur niet aan de gestelde eisen van de Belastingdienst voldoet, loop je het risico op een foute factuur. Het is belangrijk om je factuur direct te corrigeren en opnieuw te versturen met alle correcte informatie.

5. Hoe stel ik mijn eerste factuur op?

Bij het opstellen van je eerste factuur moet je ervoor zorgen dat deze duidelijk is en voldoet aan alle eisen. Gebruik een voorbeeldfactuur als leidraad om te zien hoe een correcte factuur eruitziet en wat erop moet staan.

6. Kan ik een vervaldatum op mijn factuur zetten?

Ja, elke factuur moet een vervaldatum hebben. Dit is de uiterste datum waarop de ontvanger van jouw dienst of product de factuur moet betalen. Vermeld deze datum duidelijk op je factuur om misverstanden te voorkomen.

Ten slotte

Om af te sluiten zijn er een paar programma’s die ik er echt even voor je wil uitlichten. De keuze op het vlak van boekhoudsoftware is namelijk enorm! Er zijn er al ruim 150!

  • Onafhankelijk van wat je doet en voor iedereen geschikt; MKB, ZZP, dienstverlenend, of met een webshop. Dan is E-boekhouden de gevestigde naam. Dit complete pakket kun je hier gratis proberen
  • Een heel populaire speler voor de online ondernemer neemt je administratie in vogelvlucht uit handen. Online factureren? Geen probleem. Eerlijke prijs, super kwaliteit: Moneybird is je vogel. Direct gratis proberen.
  • Wanneer je als dienstverlenende ZZP’er aan de slag bent, van eenvoud houdt en de kosten laag wilt houden, dan is BUNNI een goede keuze. Deze aanbieder maakt je administratie tot een grap, zo makkelijk. Ook BUNNI heeft een gratis proefperiode.
  • Ten slotte wil ik afsluiten met mijn favoriet Moneymonk maakt het leven voor zzp’ers echt tot een feestje en beperkt de tijd voor je administratie tot minuten. Met alle functionaliteiten die je nodig hebt; uren- en rittenregistratie, projectmanagement, en BTW aangifte. Natuurlijk, met een gratis proefmaand.

Check deze toppers zeker, wanneer jij minder wilt boekhouden, meer wilt ondernemen. En altijd zicht wil hebben op je cijfers. En… jij hebt vast wel wat beters te doen, dan al die software te testen.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar boven