Hoe maak je de perfecte eerste factuur?

In dit artikel

Het voelt soms lastig, je eerste factuur maken. Ik heb me er ook doorheen geworsteld, na veel zoeken vond ik informatie die echt hielp. In dit artikel leid ik je door de stappen om een duidelijke en juiste factuur te maken.

Ontdek hoe eenvoudig het kan zijn!

Belangrijkste inzicht

Met de juiste boekhoudsoftware stroomlijn jij je boekhouding enorm. Hoewel het aanbod enorm is- zijn er een paar toppers die altijd terugkomen. E-boekhouden is nog altijd de populairste. Dankzij het brede scala aan functionaliteiten is voor elke type ondernemer geschikt.

Ben je dienstverlenend veeleisend om kwaliteit- maar ook qua eenvoud? Dan is Moneymonk de uitverkorene.

Probeer e-Boekhouden gratis– en volg deze link voor een gratis maand Moneymonk.

Een open laptop met Exact Boekhoudsoftware in een modern kantoor.

Samenvatting

  • Zorg ervoor dat je factuur alle verplichte informatie bevat, zoals je btw-identificatienummer, KvK-nummer, en een uniek factuurnummer. Dit is essentieel voor de belastingdienst en helpt bij je administratie.
  • Maak je factuur duidelijk en overzichtelijk met een eenvoudige lay – out, en vermeld de prijs per item en het totaalbedrag inclusief btw. Dit voorkomt verwarring bij de klant en versnelt het betalingsproces.
  • Verstuur je facturen op tijd, uiterlijk de 15e dag van de volgende maand na levering, om te voldoen aan de gestelde termijnen en je cashflow gezond te houden.
  • Bewaar zowel papieren als elektronische facturen zorgvuldig voor ten minste zeven jaar. Dit is een vereiste van de belastingdienst en helpt bij het nauwkeurig volgen van je financiën.
  • Overweeg digitale facturatie voor meer efficiëntie, veiligheid en toegankelijkheid. Het is ook beter voor het milieu en kan kosten besparen op papier en opslagruimte.

Het belang van het bewaren van facturen

Facturen bewaren is cruciaal voor mijn bedrijf en moet voor minstens zeven jaren. Dit komt omdat de belastingdienst deze documenten kan vragen om transacties te controleren. Voor onroerend goed gaan deze regels nog verder; die bonnen moet ik tien jaar lang bijhouden.

Dit helpt mij ook om mijn financiën nauwkeurig te volgen en bewijst de echtheid van mijn transacties.

Zowel papieren als elektronische facturen moet ik zorgvuldig opslaan. Ze moeten aan dezelfde eisen voldoen, stelt de belastingdienst. Dit betekent dat ik niet alleen een hardcopy map heb, maar ook een digitale map op mijn computer of in de cloud waar ik al mijn facturen bewaar.

Dit maakt het makkelijker om ze terug te vinden wanneer nodig en zorgt ervoor dat ik aan alle regelgevingen voldoe.

Facturen – Papier of Digitaal?

Na het begrijpen van het belang van het bewaren van facturen, komen we bij een interessant punt: kiezen we voor papieren of digitale facturen? Mijn eigen ervaring leert dat deze keuze belangrijke gevolgen heeft, niet alleen voor het milieu, maar ook voor de efficiëntie van mijn administratie. Hieronder zet ik de voors en tegens van beide opties uiteen in een eenvoudige tabel.

Aspect Papier Digitaal
Bewaartermijn Minimaal zeven jaar, net als digitale facturen, maar fysieke ruimte nodig voor opslag Minimaal zeven jaar, makkelijk te bewaren op schijf of in de cloud
Efficiëntie Kost tijd om te ordenen en ruimte om te bewaren Snel te ordenen, makkelijk doorzoekbaar, ruimtebesparend
Milieu-impact Gebruik van papier leidt tot meer milieubelasting Minder impact op het milieu, geen papiergebruik
Toegankelijkheid Alleen toegankelijk waar de fysieke kopieën zijn Overal toegankelijk met internetverbinding
Veiligheid Risico op verlies door brand of waterschade Risico op cyberaanvallen, maar met goede beveiligingsmaatregelen te minimaliseren
Wettelijke vereisten Moeten voldoen aan dezelfde eisen als digitale facturen Moeten voldoen aan dezelfde eisen als papieren facturen, inclusief btw-nummer en factuurnummer
Kosten Print- en papierkosten, opslagruimte Mogelijke kosten voor cloudopslag of software, maar over het algemeen goedkoper

Uit mijn ervaring blijkt dat digitale facturatie mijn voorkeur heeft. Het bespaart tijd en ruimte, en ik heb altijd en overal toegang tot mijn facturen. Bovendien draag ik op deze manier een steentje bij aan het milieu. Voor degenen onder ons die leverancier zijn van de Rijksoverheid, is het zelfs verplicht om digitale facturen te sturen. Dit bevestigt mijn keuze voor het digitale pad nog meer. Kortom, digitale facturen bieden mij gemak, efficiëntie en veiligheid.

Conclusie

Het maken van je eerste factuur kan makkelijk zijn. Zorg ervoor dat je alle nodige informatie erop zet, zoals het btw-identificatienummer en de unieke factuurnummer. Een duidelijke datum en beschrijving helpen ook.

Met vooruitbetaling opties en een duidelijke betalingstermijn, maak je het simpel voor beide partijen. Je moet ook denken aan de kleineondernemersregeling als je omzet dit toelaat.

Tenslotte, een goed opgestelde factuur zet de toon voor jouw zakelijke relaties en zorgt voor een soepele betalingsproces. Ga ervoor, maak die perfecte eerste factuur!

Veelgestelde Vragen

1. Wat moet ik op mijn eerste factuur vermelden?

Op jouw eerste factuur moet je verschillende onderdelen vermelden die de belastingdienst vereist, zoals de gegevens van jou en je klant, een uniek factuurnummer, de datum waarop je de factuur maakt, een beschrijving van het product of de dienst, het bedrag dat de klant moet betalen, en de btw. Zorg ervoor dat deze informatie duidelijk en correct is.

2. Hoe stel ik een goede factuur op?

Een goede factuur opstellen begint met het volgen van de eisen die de belastingdienst stelt. Gebruik een voorbeeld factuur van de website van de belastingdienst als leidraad. Zorg ervoor dat alle verplichte gegevens erop staan en dat de factuur overzichtelijk is. Dit helpt je klant om te zien wat hij betaalt en wanneer.

3. Kan ik mijn factuur per e-mail versturen?

Ja, je kunt jouw factuur direct per e-mail versturen als een e-factuur. Dit is een snelle en milieuvriendelijke manier om je facturen te versturen. Zorg ervoor dat je elektronische factuur aan dezelfde eisen voldoet als een factuur op papier.

4. Wat doe ik als mijn factuur niet aan de eisen voldoet?

Als jouw factuur niet aan de eisen voldoet, loop je het risico dat deze niet wordt geaccepteerd door je klant of door de belastingdienst. Controleer de factuur zorgvuldig voordat je deze verstuurt en pas deze aan indien nodig. Neem dan gerust contact op met de belastingdienst of een professional voor advies.

5. Hoe maak en verstuur ik snel een eenvoudige factuur?

Voor het snel maken en versturen van een eenvoudige factuur kun je gebruikmaken van online facturatieprogramma’s. Deze programma’s helpen je met het automatisch invullen van jouw gegevens en die van je klant, het berekenen van het totaalbedrag en het direct versturen van de factuur per e-mail.

6. Hoe zorg ik ervoor dat mijn klant mijn factuur op tijd betaalt?

Om ervoor te zorgen dat je klant jouw factuur op tijd betaalt, vermeld je duidelijk de betalingstermijn op de factuur, bijvoorbeeld “wij verzoeken u vriendelijk het bedrag binnen 14 dagen over te maken”. Daarnaast kun je een pro forma factuur sturen voordat je levert, om de eerste keer vooruit te laten betalen of overeen te komen met je klant.

Ten slotte

Om af te sluiten zijn er een paar programma’s die ik er echt even voor je wil uitlichten. De keuze op het vlak van boekhoudsoftware is namelijk enorm! Er zijn er al ruim 150!

  • Onafhankelijk van wat je doet en voor iedereen geschikt; MKB, ZZP, dienstverlenend, of met een webshop. Dan is E-boekhouden de gevestigde naam. Dit complete pakket kun je hier gratis proberen
  • Een heel populaire speler voor de online ondernemer neemt je administratie in vogelvlucht uit handen. Online factureren? Geen probleem. Eerlijke prijs, super kwaliteit: Moneybird is je vogel. Direct gratis proberen.
  • Wanneer je als dienstverlenende ZZP’er aan de slag bent, van eenvoud houdt en de kosten laag wilt houden, dan is BUNNI een goede keuze. Deze aanbieder maakt je administratie tot een grap, zo makkelijk. Ook BUNNI heeft een gratis proefperiode.
  • Ten slotte wil ik afsluiten met mijn favoriet Moneymonk maakt het leven voor zzp’ers echt tot een feestje en beperkt de tijd voor je administratie tot minuten. Met alle functionaliteiten die je nodig hebt; uren- en rittenregistratie, projectmanagement, en BTW aangifte. Natuurlijk, met een gratis proefmaand.

Check deze toppers zeker, wanneer jij minder wilt boekhouden, meer wilt ondernemen. En altijd zicht wil hebben op je cijfers. En… jij hebt vast wel wat beters te doen, dan al die software te testen.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar boven