Hoe maak je een EXACT administratie aan en koppel je deze aan je klant? | 2024

In dit artikel

Heb je moeite met het opzetten van een gestroomlijnde EXACT administratie voor je klanten? Je bent niet de enige; als ervaringsdeskundige weet ik hoe uitdagend dit kan zijn. Met de praktische stappen in mijn artikel leid ik je door het hele proces, van aanmaak tot koppeling.

Ontdek hoe eenvoudig het kan zijn!

Belangrijkste inzicht

Met Exact ben je verzekerd van een hoogwaardig boekhoudpakket dat aan de wensen van elke ondernemer kan voldoen. Het heeft veel opties. Als je het juiste pakket hebt gekozen, ben je hiermee goed op weg. Meer over Exact (Online) vind je hier.

Samenvatting

  • Begin met het aanmaken van een nieuwe EXACT administratie in het Exact Online menu onder ‘Bestand’ en volg de stappen van de handige opstartwizard.
  • Zorg dat je cruciale bedrijfsgegevens invoert, configureer financiële instellingen en koppel je bankrekening voor automatische verwerking van afschriften.
  • Maak je klanten aan in het systeem, stel een administratie voor hen op met templates en activeer de koppeling om gezamenlijke toegang tot gegevens te hebben.
  • Nodig klanten uit via de mobiele app van Exact Online voor directe toegang tot de administratie en eenvoudige uitwisseling van documenten.
  • Gebruik de overdrachtswizard van Exact Online om jouw administratie veilig over te dragen naar de accountancy licentie van je klant.

Wat is een EXACT administratie?

Een zakelijke eigenaar gebruikt EXACT cloud software voor financiële organisatie en stadsfotografie.

Een EXACT administratie is niet zomaar een tool; het is dé cloudoplossing voor mijn financiële administratie en factureren. Met deze software regel ik alles rondom boekhoudkundige processen, van het invoeren van inkoopfacturen tot het verwerken van betalingen.

Dankzij features als scan & herken en de koppeling met mijn bank, worden gegevens automatisch bijgewerkt en houd ik overal en altijd mijn financiën bij de hand.

De slimme technologie achter EXACT gebruikt artificial intelligence om fouten te minimaliseren en mij een helder inzicht in mijn cijfers te geven. Ik kan salarisadministratie er soepel mee beheren, rapportages genereren en eenvoudig delen met collega’s of mijn accountant via de mobiele app.

Voor mij als ondernemer is het een onmisbaar onderdeel geworden om efficiënt en effectief te werken, waardoor ik me meer kan focussen op het groeien van mijn.

De voordelen van het werken met de EXACT administratie

Een zakelijke professional werkt op een laptop in een modern kantoor.

Werken met een EXACT administratie kan de ruggengraat van je financiële huishouding flink versterken, en ik ga je vertellen waarom dat zo is. Het gaat hier namelijk niet alleen om het bijhouden van cijfers, maar juist om het creëren van een omgeving waar efficiëntie en veiligheid hand in hand gaan.

Verbeterde efficiëntie

Efficiëntie is het sleutelwoord als ik mijn administratie beheer via EXACT Online. Door het slim automatiseren van processen, zoals facturen inboeken en banktransacties koppelen, bespaar ik mezelf zeeën van tijd.

Stel je voor, geen uren meer kwijt aan handmatig cijfers invoeren; EXACT Online verwerkt alles met een druk op de knop. Met deze techniek houd ik tijd over voor zaken die echt belangrijk zijn, zoals mijn bedrijf laten groeien en klantrelaties versterken.

Gemiddeld 7,5 uur per maand extra in mijn zak door efficiëntere werkprocessen – dat is wat ondernemers ervaren met EXACT Online. Met die gewonnen uren focus ik mij op de ontwikkeling van nieuwe ideeën of het verbeteren van mijn dienstverlening.

En het mooie is, alles gebeurt veilig binnen de digitale omgeving van EXACT, dus mijn gegevens zijn altijd beschermd en up-to-date. Dit maakt samenwerken aan klantadministraties niet alleen makkelijker, maar ook sneller en veiliger.

Automatisering

Automatisering in Exact voor Accountancy is echt een gamechanger. Het neemt routineklussen uit handen door het automatisch genereren van rapportages. Stel je voor, geen eindeloos gedoe met cijfers en formules, maar een systeem dat voor jou werkt.

Met slechts een paar klikken staan de meest complexe berekeningen op je scherm, foutloos en klaar om te delen met de klant.

Exact Online doet dit al sinds 1984 en blijft innoveren. Je administratie verwerken gaat vlotter dan ooit, dankzij volledig automatische processen zoals koppelingen naar accounts en banken.

Geen handmatig overtypen van facturen of bankafschriften; de software doet het zware werk voor jou. Dit bespaart zowel tijd als kosten en vermindert de kans op fouten aanzienlijk. En nu je weet hoe krachtig automatisering kan zijn, laten we kijken hoe je een EXACT administratie aanmaakt.

Veilige gegevensopslag

Mijn administratie en klantgegevens zijn goud waard, dus het is essentieel dat ze veilig worden bewaard. Exact Online snapt dat en biedt een betrouwbaar schild tegen datalekken en hackers.

Bonnen, facturen en andere belangrijke documenten sla ik er met een gerust hart op, wetende dat ze versleuteld zijn en alleen toegankelijk voor bevoegde ogen. Dankzij de koppeling met de boekhoudsoftware van mijn klant, ligt alle cruciale informatie in een virtuele kluis die 24/7 bewaakt wordt.

Zelfs midden in de nacht kan ik met vertrouwen bij deze gegevens, omdat de knowledge database van Exact Online altijd open is voor technische ondersteuning. Dat geeft mij de vrijheid om te werken waar en wanneer ik wil, zonder angst voor verlies of diefstal van data.

Met de wetenschap dat mijn gegevens veilig zijn, focus ik me nu op hoe ik eenvoudig een EXACT administratie kan aanmaken.

Hoe maak je een EXACT administratie aan?

Laten we diep duiken in het proces van het opzetten van je eigen EXACT administratie, een essentiële stap om je bedrijfsfinanciën strak te beheren en je klanten nog beter te kunnen bedienen.

Stap-voor-stap handleiding voor het aanmaken van een administratie

Ik ga je laten zien hoe je eenvoudig een Exact administratie creëert. Dit proces helpt de boekhouding te structureren en vereenvoudigt jouw factuur- en financiële management.

  1. Open Exact Online en selecteer in het menu ‘Bestand’ de optie ‘ Nieuwe administratie‘.
  2. De wizard opent nu, begeleidend door vier overzichtelijke stappen om je basisadministratie op te zetten.
  3. Bepaal de naam van jouw nieuwe administratie en voer de beginperiode in, meestal het huidige boekjaar.
  4. Vervolg met het invullen van de bedrijfsgegevens; denk aan adres, contactinformatie, maar ook aan fiscale nummers.
  5. Configureer vervolgens de financiële instellingen zoals valuta, btw-tarieven en rekeningstelsels naar wens.
  6. Voeg gebruikers toe die toegang nodig hebben tot deze administratie via ‘Stamgegevens’ nadat je op de administratienaam hebt geklikt.
  7. Koppel je bankrekening voor automatische afschriften en maak btw – aangifte simpeler door deze in te stellen onder hetzelfde submenu.
  8. Zorg ervoor dat alle gegevens correct zijn ingevoerd; dubbelcheck altijd alles om problemen later te vermijden.
  9. Sla tot slot je nieuwe administratie op waarna deze klaar is voor gebruik binnen jouw onderneming.

Hoe koppel je een EXACT administratie aan je klant?

Het koppelen van je EXACT administratie aan je klant is cruciaal voor een soepele overdracht van informatie en optimaliseert de samenwerking. In mijn volgende paragrafen laat ik je zien hoe deze integratie naadloos verloopt, door gebruik te maken van duidelijke instructies die de communicatielijnen tussen jou en je klanten verbeteren.

Het koppelen van de administratie aan de klant

Om de administratie aan mijn klanten te koppelen ga ik altijd zorgvuldig te werk. Eerst maak ik de klant aan in het systeem via ‘Financieel’, dan naar ‘Stamgegevens’ en ten slotte naar ‘Klanten’.

Dit is cruciaal om ervoor te zorgen dat alle informatie netjes bewaard blijft op één overzichtelijke plaats. Zodra de klantgegevens in het systeem staan, gebruik ik templates om een nieuwe administratie voor de klant op te zetten.

Deze standaardtemplates zijn enorm handig; ze besparen tijd en zorgen ervoor dat ik niets over het hoofd zie.

Vervolgens activeer ik de administratiekoppeling, die nodig is om samen met mijn klant toegang te krijgen tot de gegevens. Dit proces gebeurt altijd op een testadministratie, zodat er niks mis kan gaan met de echte gegevens.

Het mooie van Exact Online is dat ik gemakkelijk taken kan verdelen en samen met mijn klanten kan werken. Door deze technische stappen soepel te laten verlopen, garandeer ik een efficiënte en veilige manier van samenwerken.

Communicatie met de klant via de app

Na het koppelen van de administratie is het tijd voor de volgende stap: de communicatie met de klant optimaliseren. Ik nodig m’n klanten uit voor Exact Online via een handige app. Dit proces is niet alleen snel, maar ook gebruiksvriendelijk.

Klanten kunnen zo zelf hun account activeren en direct toegang krijgen tot de administratie.

Eenmaal aangemeld, wordt het beheren van klantgegevens en het delen van documenten een fluitje van een cent. Met mijn smartphone of tablet kan ik overal waar ik ben gegevens uitwisselen met mijn klanten.

Zo houden we samen de administratie up-to-date en transparant, zonder dat daar technische obstakels bij komen kijken.

Overdragen van EXACT Online Administratie

Om je EXACT Online administratie over te dragen, gebruik je de handige wizard die binnen het platform beschikbaar is. Dit is een eenvoudig proces waarbij je de administratie veilig verplaatst van bijvoorbeeld je eigen accountancy licentie naar die van een ondernemer.

Het zorgt voor een soepele en foutloze overdracht, waarbij alle gegevens bewaard blijven.

Zodra klanten al actief zijn op EXACT Online, is het koppelen van hun administratie aan jouw account een fluitje van een cent. Je selecteert de gewenste administratie, volgt de instructies van het systeem en voilà, de administratie staat klaar voor gebruik onder de juiste licentie.

Dit maakt het delen van informatie met klanten direct en zonder technische rompslomp mogelijk.

Veelgestelde Vragen

1. Wat zijn de stappen om een EXACT administratie aan te maken?

Om een EXACT administratie aan te maken, volg je een duidelijk stappenplan: begin met inloggen in het systeem, kies voor ‘Nieuwe Administratie’ en vul de vereiste gegevens in zoals bedrijfsnaam en financiële informatie.

2. Hoe koppel ik mijn EXACT administratie aan een klant?

Om je administratie aan een klant te koppelen, ga je naar de instellingen van de klant, selecteer je ‘Administratie Toevoegen’ en voer je de nodige informatie in om de koppeling te voltooien.

3. Wat heb ik nodig om succesvol een EXACT administratie op te zetten?

Je hebt technische gegevens van je bedrijf nodig, zoals KVK-nummer en fiscale informatie, naast toegang tot EXACT software om de administratie succesvol op te zetten.

4. Is technische kennis vereist om een EXACT administratie te beheren?

Basis technische kennis is handig, maar EXACT is ontworpen om gebruikersvriendelijk te zijn, waardoor ook mensen zonder diepgaande technische achtergrond ermee aan de slag kunnen gaan.

Conclusie

Een EXACT administratie opzetten en koppelen aan je klanten is cruciaal voor een gestroomlijnd proces. Deze eenvoudige stappen helpen je om snel te starten met een efficiëntere boekhouding.

Het resultaat is een krachtige samenwerking en een duidelijk financieel overzicht. Vergeet niet de hulpbronnen te checken die je verder ondersteunen bij dit traject. Zet die stap naar optimalisatie en ervaar zelf hoe soepel je administratie kan lopen!

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar boven
Boekhoudprogramma aanbieding

Wat heb je nog meer nodig?

De naam zegt het al: Exact… En dat is wat het is. Exact de juiste keuze.

Meld je direct aan