We krijgen ze allemaal; Facturen! Maar, hoe tof is het als ondernemer je eigen factuur maken te kunnen? Als je de voorbijkomende rekeningen goed hebt bekeken, heb je al wel een indruk wat hoe jouw facturen opgemaakt dienen te worden. Met de heldere en complete uitleg en het factuur voorbeeld uit dit artikel, weet je zeker dat je geramd zit. Ga jij direct jouw perfecte factuur opstellen? (Met het gratis voorbeeld moet het lukken)
[automatic_table_of_contents heading_title=”h2″][/automatic_table_of_contents]
Samenvatting
Facturen opstellen is een cruciaal onderdeel van het runnen van een bedrijf. Het is belangrijk om professionele, duidelijke en correcte facturen te maken voor de goederen en/of diensten die je hebt geleverd.
Maar, wat is een factuur precies en waar moet deze aan voldoen? In dit artikel lees je wat de vereisten zijn voor het opstellen van een perfecte factuur en bespreken we de verplichte gegevens voor je factuur en eventueel aanvullende informatie.
Verder leer je, hoe jij je factuur op een overzichtelijke manier kunt opmaken. En, het nog makkelijker te maken, vind je hier een factuurvoorbeeld.
Met deze handleiding en ons factuurvoorbeeld als sjabloon, kun je moeiteloos de perfecte factuur opstellen.
Wat is een factuur?
Hoe ingeburgerd het woord factuur ook is, wat is het nu eigenlijk? In feite is het niet meer dan een document waarop de rekening wordt gepresenteerd van geleverde goederen en/ of diensten.
Om deze rekening een officiële factuur te kunnen noemen, moet deze aan een aantal voorwaarden voldoen. Denk aan informatie over koper, verkoper, geleverde product en betalingsvoorwaarden. Uiteraard vind je ook het verschuldigde bedrag op de factuur. De BTW en eventuele andere belastingen zijn natuurlijk ook niet te vergeten.
Zowel voor jou als ondernemer en de klant is de factuur belangrijk, omdat;
- Het dient als (juridisch) bewijs van een transactie, indien er onenigheid is over de aankoop
- Facturen maken deel uit van je administratie en zorgen voor de cashflow van je onderneming.
Het kan zijn dat er in je sector specifieke wettelijke vereisten aan je facturen worden gesteld, daarom is het belangrijk je hierover goed te informeren. En bij eventuele branche verenigingen, kvk of belastingdienst te informeren.
Wat moet er op de factuur komen te staan?
Er zijn nogal wat punten waaraan je moet denken bij het maken van je factuur. Je hebt namelijk te maken met een aantal verplichte punten:
- Datum van uitreiking van de factuur
- Een uniek factuurnummer
- Naam en adresgegevens van de leverancier (jouw bedrijfsnaam, adres, postcode en plaats)
- Naam en adresgegevens van de afnemer (de klant)
- Je btw-identificatienummer
- Het btw-identificatienummer van de afnemer (de klant), als deze in een andere EU-lidstaat gevestigd is
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- De datum waarop de goederen of diensten geleverd zijn of worden
- Het te betalen bedrag, exclusief btw
- Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of diensten
- Het btw-bedrag dat bij het tarief hoort
- Het totaalbedrag dat betaald moet worden, inclusief btw
- De betalingsvoorwaarden
- De uiterste betaaldatum
- Eventuele kortingen
- Bij verlegging van de btw: een verwijzing naar de wettelijke regeling die van toepassing is
Denk ook aan de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar voor je boekhouding. De administratie van je facturen is hier deel van.
Optionele informatie om aan je factuur toe te voegen
Naast bovenstaande verplichte punten, kun je optionele informatie opnemen om de factuur te verduidelijken. Voorbeelden hiervan zijn;
- Jouw bankrekeningnummer en andere betaalinformatie (zoals Paypal, iDeal of creditcardbetalingen)
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, bijvoorbeeld door gebruik te maken van codes of artikelnummers
- Je KvK-nummer en/of vestigingsnummer
- Een specificatie van eventuele kortingen, zoals staffelkortingen
- Jouw telefoonnummer en e-mailadres, zodat de afnemer contact met je kan opnemen bij vragen
- Een factuur- en/of leverdatum, als deze afwijkt van de datum waarop de dienst of het product is geleverd
Let op! zorg voor een overzichtelijke en duidelijke factuur
Zoals je ziet, dit zijn nogal wat punten om in gedachten te houden. Volgende vraag is; Hoe hou je dit overzichtelijk en duidelijk. Ook dit kun je toch wel vereisten van een factuur noemen.
Hoe moet ik de factuur opmaken?
De volgende stap bij het maken van je factuur, is het opmaken ervan. Met de opmaak van je factuur, bedoel ik het samenvoegen van al bovenstaande verplichte en optionele elementen tot 1 overzichtelijk, duidelijk en herkenbaar geheel. Iets dat ook nog eens bij de huisstijl van je onderneming past.
Punten om op te letten zijn:
- Alle informatie is duidelijk en goed leesbaar
- de belangrijkste elementen (factuur, bedrag en betalingsinformatie) dienen makkelijk te vinden zijn.
- Je opmaak; kleurgebruik en lettertypen is consistent. En heeft dezelfde stijl als je website en/ of visitekaartje.
- Om het helemaal af te maken, kun je je logo op subtiele wijze in je factuur plaatsen.
Gelukkig hoef je als ondernemer geen grafisch vormgever te zijn (tenzij dit je beroep is), om de perfecte factuur te kunnen opmaken. Er is verschillende facturatiesoftware beschikbaar, waarmee je in een paar klikken een perfect passende template voor je factuur hebt opgemaakt. Welke ook nog eens aan al de wettelijke eisen voldoet.
Factuur maken met voorbeeld
1 Beeld zegt meer dan 1000 woorden. Zo is het ook met een voorbeeld factuur. In onderstaand voorbeeld zie een factuur voorbeeld. De bolletjes verwijzen naar de verplichte punten zoals genoemd bij; Wat moet er op de factuur komen te staan?
Totaal verschuldigd bedrag berekenen
Het totaal verschuldigde bedrag is een vrij gemakkelijke rekensom. Het is de uitkomst van het aantal eenheden x de verkoopprijs (ex BTW). Bijvoorbeeld 10 uur x 65,- Euro of 2 stuks scheergel á 6,95.
Vervolgens tel je hier de BTW overheen. Afhankelijk van het product of je dienst; is dit hoog of laag of vrijgesteld. Anno 2023 zijn deze tarieven respectievelijk 21% en 9%. Ben je vrijgesteld van BTW, dan dien je dit anders te vermelden.
BTW op factuur ja of nee?
Wanneer je gebruik maakt van de Klein Ondernemers Regeling, of in sommige dienstverlenende sectoren zoals bijvoorbeeld psychosociale hulp kan het zijn dat je niet btw-plichtig bent. Dan dien je dit anders op je factuur te vermelden.
Het is dus belangrijk goed uit te zoeken in wat voor categorie je valt. Om te bepalen welk BTW-tarief je in rekening moet brengen.
Inclusief betalingsinformatie
Verstuur je factuur inclusief betalingsinformatie. Zo maak je het je klant gemakkelijker om de betaling te verrichten. Met veel boekhoud- en facturatieprogramma’s kun je een iDeal betaallink meesturen. Dit maakt het helemaal gemakkelijk voor je klant.
Afronden, indienen en opvolgen van de factuur
Nu je de factuur hebt opgemaakt, is het zaak hem af te ronden en te versturen. Tegenwoordig kan dit heel gemakkelijk via de mail.
In het meest gunstige geval, wat gelukkig het vaakst voorkomt, betaald je klant binnen de gestelde betalingstermijn.
Is dit niet het geval? Dan, moet je erachteraan. Het is dus zaak, je facturen goed bij te houden. Zodat je overzicht houdt.
Hierin vind je gelijk weer een groot voordeel van een boekhoudprogramma met een facturatiemodule. Afhankelijk van het pakket dat je kiest kun je hiermee rekenen op een handig systeem dat de openstaande facturen bijhoudt, waarbij je met een klik op de knop een herinnering verstuurd tot een programma dat automatisch de herinneringen voor je verstuurd.
Veelgemaakte fouten bij het opstellen van een factuur
Veel gemaakte fouten op rekeningen komen voort uit de handmatige aanpak van het facturen opmaken in Word of Excel. Hierbij kun je denken aan
- De verkeerde informatie zoals;
- een niet matchende klantnaam en BTW-nummer,
- verkeerde berekening van diensten,
- onaangepaste datum,
- dubbele volgnummers,
- etc.
- Verder ligt een slechte opmaak op de loer.
- Of kun je de BTW onjuist berekenen.
Hoe kun je een professionele factuur maken?
Een factuur maken voor uw bedrijf hoeft geen ontmoedigende taak te zijn. Als u de paar stappen neemt die nodig zijn om ervoor te zorgen dat het er professioneel uitziet, kunt u het zelfs een fluitje van een cent maken! Hier zijn enkele tips voor het maken van een professioneel ogende factuur.
Zorg allereerst voor een duidelijke indeling. Uw klanten moeten de artikelen, diensten of producten waarvoor ze worden gefactureerd snel kunnen begrijpen en identificeren. Voeg bovendien uw bedrijfslogo en contactgegevens bovenaan de pagina toe. Dit helpt klanten de weg naar u terug te vinden voor het geval ze meer informatie of hulp bij de betaling nodig hebben.
Gebruik ten slotte een factuurprogramma of -sjabloon dat online beschikbaar is om het proces van het maken van facturen verder te stroomlijnen en te vereenvoudigen. Geen codeervaardigheden vereist! Er zijn veel verschillende online facturatie en boekoudprogramma’s welke dit voor je kunnen doen.
Denk ook aan de opvolging van je facturen
Het maken van je factuur is maar 1 aspect. De stap van het versturen is een heel logische vervolgstap. In optimale omstandigheden, wordt je factuur binnen de gestelde betalingstermijn voldaan.
Maar, wat als dit niet gebeurd? Heb jij dit in de gaten?
Een goede opvolging van je facturatie is essentieel. Dus, het is belangrijk je verstuurde rekeningen goed bij te houden. Je wilt overzicht in;
- de verstuurde facturen
- de openstaande facturen, waarvan de betalingstermijn is overschreden
- en de betaalde facturen
Betalingsherinneringen en het incasseren van je facturen vraagt dus ook nog om voldoende aandacht, tijd en energie.
Wederom is een facturatiesysteem of boekhoudprogramma hiervoor de oplossing bij uitstek, want het houdt voor je bij hoe de stand van zaken is met al je facturen. Dit scheelt echt zeeën van tijd.
Conclusie: Makkelijk een factuur maken
Een factuur is een essentieel document voor zowel jou als ondernemer als je klant, omdat het dient als bewijs van een transactie en het deel uitmaakt van de administratie van je bedrijf. Verder verzekert het de cashflow van je bedrijf.
Om een officiële factuur te maken, moet het aan een aantal voorwaarden voldoen, zoals de verplichte punten die in dit artikel worden beschreven.
Er zijn ook optionele gegevens die u kunt toevoegen om de factuur te verduidelijken.
Om de factuur overzichtelijk en duidelijk te maken, dien je deze op te maken op een manier die eenvoudig te begrijpen is en gemakkelijk te controleren.
Met de voorbeeld factuur uit dit artikel kun je gemakkelijk en snel je factuur opmaken. Het neemt je veel uitzoekwerk uit de hand.
Maar, met een online facturatiesysteem maak je de opmaak, administratie en opvolging van je rekeningen heel veel makkelijker. De (lage) kosten hiervan wegen niet op tegen de vele voordelen die een facturatieprogramma je kan bieden. Denk alleen al aan de bespaarde tijd!
