Staat jouw administratie nog steeds te verstoffen in de archiefkast? En stapelen de bonnen zich op, wachtende op dat ene moment van motivatie? Je wilt groeien en hoe logisch ook de nadruk ligt op je activiteiten als ondernemer. Daarmee komt de boekhouding al snel in het gedrang. De oplossing is net zo simpel en snel: Online boekhouden! Wat is het? En wat zijn er de voordelen van? En daar duiken we in dit artikel uitgebreid op in.
[automatic_table_of_contents heading_title=”h2″][/automatic_table_of_contents]
Samenvatting
Met een online boekhouding heb je realtime inzicht in de prestaties van je bedrijf. Daarnaast vul je met vertrouwen de belastingaangifte in. Want, de verschillende software die er is, heeft gemak als uitgangspunt. Je kunt al gratis beginnen online boekhouden. Vaak heb je dan te maken met een tijdelijke proefperiode of ben je beperkt in de functionaliteiten. Bij de keuze van je boekhoudprogramma kijk je naar de aard van je onderneming en de benodigde functies. Zo kies je de juiste. Het draagt bij aan een gezonde groei van je onderneming. En de samenwerking met je account wordt met boekhoudsoftware alleen maar makkelijker.
Voor dit alles 1 voorwaarde: Je houdt zelf je bonnetjes bij 😉
Wat is online boekhouden?
Bij online boekhouden gebruik je software in je browser of app voor smartphone om je boekhouding bij te houden.
Deze software gebruik je als dienst. En komt met een maandelijks of jaarlijks abonnement. Je gegevens worden hierbij online in de cloud opgeslagen.
De verschillende aanbieders dragen hierbij natuurlijk uitstekend zorg voor de veiligheid. Speerpunt van online boekhouden is gemak.
Je administratie wordt gereduceerd tot het invoeren van bonnen, dat erg gemakkelijk gaat via de veelal aanwezige scan functie.
In de online software voor boekhouden vind je al de functionaliteiten die je als ondernemer, stichting, mkb of b.v. nodig hebt.
Wat zijn de voordelen van online boekhouden
Als je de voordelen van online boekhouden kent. Snap je direct, dat veel bedrijven en ondernemers zijn overgestapt hun boekhouding online bij te houden.
Online boekhouden bespaart u in de eerste plaats tijd en geld. Door al uw financiële transacties elektronisch af te handelen, kunt u processen stroomlijnen en administratieve kosten verlagen. Bovendien is er met geautomatiseerde systemen minder kans op menselijke fouten, wat het gemakkelijker maakt om nauwkeurigheid te garanderen bij het volgen van financiën.
Een ander voordeel is dat u met cloudgebaseerde oplossingen altijd en vanaf elk apparaat toegang hebt tot uw gegevens, waardoor u meer controle over uw financiën krijgt.
De voordelen van online boekhouding zijn dus vooral te vinden in:
- Kostenbesparing,
- Tijdsbesparing,
- Veiligheid,
- Toegankelijkheid
- en de geautomatiseerde opslag in de Cloud.
Hoe kan ik aan de slag met online boekhouden?
Ben je klaar om je boekhoudvaardigheden online te gebruiken? De volgende vraag is: Hoe kun je beginnen met online boekhouden?
Het is niet zo ingewikkeld als het lijkt en is in een paar stappen geregeld.
- Je begint met de keuze van het juiste boekhoudprogramma,
- vervolgens maak je een account aan.
- En hop je kunt aan de slag met je online boekhouding.
Vaak hebben de verschillende aanbieders een gratis proefperiode. Deze kun je gebruiken om te bepalen of het programma bij je past. Bij de keuze van de software ga je voorbij aan het mooie logo. Je neemt bepaalde zaken mee in je keuze, zoals de gewenste functionaliteiten. Hierover later meer.
Heb je eenmaal je account aangemaakt? Dan is het zaak om periodiek tijd in te richten om je boekhouding bij te werken.
Welke online boekhoudsoftware of -tools zijn beschikbaar en wat zijn de verschillen tussen hen?
Er is een groot aantal aanbieders van online boekhoudsoftware actief. De verschillen hierin zijn vooral te vinden in de doelgroep, en daaruit voortvloeiende de functionaliteiten van deze programma’s.
Een aantal goede voorbeelden zijn:
- MoneyMonk is de go-to voor dienstverlenende zzp-ers. Met gemak zet je offerte om in factuur. En je uren en kilometers registreer je in het projectmanagement.
- Rompslomp heeft eenvoud tot een kunst verheven door een toegankelijk basispakket te creëren, waarmee je facturatie en administratie tot een minimum beperkt.
- Jortt heeft als doel je boekhouding zo makkelijk mogelijk te maken. Een boekhoudbot die op de hoogte is van de laatste regels, neemt je (bijna) al het werk uit de handen. Hiermee beperk jij je boekhouding tot enkele minuten per dag of week.
- E-Boekhouden heeft het meest brede pakket wat betreft functionaliteiten. Ieder type ondernemer kan hiermee aan de slag.
- Visma eAccounting, is je startplaats wanneer aan de slag gaat met je webshop.
- Snelstart maakt je boekhouding snel, veilig en gemakkelijk. De nadruk ligt erop dat jij lekker aan de slag kunt gaan.
- Tellow maakt het voor Klein Ondernemers Makkelijk. Met een vinkje is je hele boekhouding KOR proof.
Zijn er speciale vaardigheden of kennis vereist voor online boekhouden?
Hoewel de verschillende boekhoudprogramma aanbieders erop gericht zijn de administratie en boekhouding zo gemakkelijk mogelijk te maken, zijn er toch een paar basisprincipes die de administratie voor je kunnen vergemakkelijken.
Zoals de basis van de boekhoudprincipes en financiële beheerpraktijken. Hierbij kun je denken aan:
- het maken van facturen
- het volgen van betalingen
- en het aanmaken van een openingsbalans en een winst- en verliesrekening,
- verder is het handig om te weten hoe je de gegevens uiteindelijk bij je belastingaangifte invult
- Uiteraard wil je overweg kunnen met een online boekhoudprogramma. En hoe je hier de gegevens in dient te vullen.
Ten slotte is het hebben van sterke organisatorische vaardigheden nuttig als het gaat om het doorlopend bijhouden van uw boeken. Dit omvat het kunnen beheren van meerdere taken tegelijk en georganiseerd blijven met archiveringssystemen voor documenten met betrekking tot inkomsten, uitgaven, bonnen, enz.
Wat zijn de kosten voor online boekhoudsoftware en -tools?
De verschillende aanbieders van online boekhoudsoftware houden verschillende prijzen aan. Meestal vind je wel een gratis abonnement, waarmee je aan het programma snuffelen kan. Afhankelijk van welke software je kiest heeft deze gratis software beperkingen in functionaliteiten, of gaat deze na 30 of 60 dagen over in een betaald abonnement.
De prijzen voor online boekhoudsoftware liggen tussen de 7,50 en 70 Euro per maand. Waarbij 15 – 25 het meest gebruikelijk is. Daarboven krijg je vaak extra service in de vorm van een aangewezen boekhouder die met je meekijkt.
Hoe kan ik mijn gegevens beveiligen bij online boekhouden?
De gedachte dat je boekhouding online onveilig kan zijn is een logische. De stap vanuit je archievenkast naar de cloud kan met enige onzekerheid komen, omdat je de boekhouding niet meer fysiek in de kast ziet staan. De vraag: Is online boekhouden veilig? Kan ik mij dan ook heel goed voorstellen.
Eigenlijk kun je er donder op zeggen, dat de veiligheid goed geregeld is. De bedrijven die de software voor je boekhouding online aanbieden willen ook hun billen niet branden. Zij kennen de waarde van veilige opslag van je gegevens.
Toch, heb je voor een groot deel de veiligheid nog zelf in de hand. Hoe lullig het ook klinkt zelfs de best beveiligde kluis is zo sterk als de zwakste schakel.
In dit geval is dit het inloggen. Neem al de maatregelen om het inloggen tot je account zo moeilijk mogelijk te maken. Dit doe je met;
- Een sterk wachtwoord. Dus niet: trouwdatum, geboortedatum of postcode. Ook de naam van je bedrijf met een paar cijfers is niet veilig te noemen. Het beste kies je voor een willekeurig wachtwoord met verschillende tekens.
- Waar mogelijk, schakel je de 2FA (two Factor authentication) in.
Wat zijn de beste praktijken voor online boekhouden? 2 Tips
Ten eerste wil je het best sluitende boekhoudprogramma hebben voor je onderneming. De tientallen aanbieders die er zijn hebben allemaal hun eigen pakket samengesteld. Als dienstverlenende zzp-er op projectbasis heb je bijvoorbeeld minder aan een pakket, met uitgebreide salarisadministratie.
Verder heb je weinig aan je boekhoudprogramma als je de taak verzuimd je boekhouding goed bij te houden.
- Bepaal de behoeften van je boekhouding. Denk hierbij aan;
- rechtsvorm
- aard van onderneming; ben je dienstverlenend, heb je een (web)winkel, of personeel?
- Hou structureel al je bonnen bij. En laat niets slingeren. Je kunt eigenlijk geen software vinden, welke hier geen makkelijke oplossing voor heeft.
Hoe kan online boekhouden helpen bij de groei van mijn onderneming?
Hoe online boekhouden je bedrijf kan helpen groeien? Real time is het toverwoord. Je hebt namelijk altijd toegang tot inzicht in de financiële situatie van je bedrijf. Zo kun je dus vrij gemakkelijk keuzes maken, waarbij je op de hoogte bent van je financiële situatie.
Verder kun je taken automatiseren. Wat dus fouten voorkomt, tijd en geld besparen kan.
Een standaard in elke oplossing voor online boekhouding is een goede facturatiefunctie. Hiermee kun je snel en gemakkelijk kloppende facturen sturen. Zo raakt ook dit proces gestroomlijnd. En kun je zorgen voor een constante cashflow.
Dankzij het realtime inzicht kun je de planning en budgettering verbeteren. Zo kun je de financiële doelen en strategieën beter bepalen.
Dit volgt natuurlijk uit een goede rapportage. Met gemak draai je gedetailleerde rapporten uit, waaruit je financiële situatie en bedrijfsprestaties kunt aflezen. Ook dit helpt bij het maken van beter gefundeerde beslissingen voor je bedrijf.
Dat net, als e vele eerder genoemde punten helpt bij de groei van je onderneming.
Ten slotte is het gemakkelijk samen te werken met je accountant, omdat je deze toegang kunt geven tot je account.
Conclusie
Online boekhouden is geweldig voor het bijhouden van uw financiën en voor het doen van uw belastingen. Het is ook een stuk eenvoudiger dan traditionele boekhouding, daarom raad ik het iedereen aan.
Het biedt veel voordelen en is een belangrijk hulpmiddel voor ondernemers. Met de juiste boekhoudsoftware kun je tijd besparen, kosten verlagen en de efficiëntie van jouw bedrijf verbeteren.
Het kan ook helpen bij het beheren van je financiën en het bijhouden van je bedrijfsprestaties.
Door online boekhouden te omarmen, kun je je administratieve taken verminderen en je richten op wat echt belangrijk is: je bedrijf.
Veelgestelde vragen
Welke boekhoudtaken kunnen online worden uitgevoerd?
Afhankelijk van het boekhoudprogramma dat je kiest, kun je meer of minder taken overdragen aan je software. Het ene pakket is meer gericht op een zzp-er een andere kan dankzij verschillende koppelingen zelfs aan je webshop of salarisadministratie worden gekoppeld.
Kan ik nog steeds samenwerken met mijn accountant als ik online boekhoudsoftware gebruik?
Ja, afhankelijk van het pakket dat je kiest, kun je ervoor kiezen je eigen accountant toegang te geven. Of, komt het pakket met een eigen boekhouder die je kiezen kunt.
