Hoe voldoen aan de stichting administratie verplichtingen voor stichtingen? | 2024

In dit artikel

Administreren kan knap lastig zijn, zeker als je een stichting runt. Gelukkig ben ik door hetzelfde proces gegaan, en weet ik dat sinds 8 juli 2020 de regels nog strenger zijn geworden.

In dit artikel loods ik je door de must-do’s van een correcte stichtingsadministratie. Lees snel verder voor handige tips!

Belangrijkste inzicht

Met de juiste boekhoudsoftware stroomlijn jij je boekhouding enorm. Hoewel het aanbod enorm is, zijn er een paar toppers die altijd terugkomen. E-boekhouden is nog altijd de populairste. Dankzij het brede scala aan functionaliteiten is voor elke type ondernemer geschikt.

Ben je dienstverlenend veeleisend om kwaliteit, maar ook qua eenvoud? Dan is Moneymonk de uitverkorene.

Probeer e-Boekhouden gratis, en volg deze link voor een gratis maand Moneymonk.

Samenvatting

  • Zorg voor een nauwkeurige en up-to-date administratie, inclusief alle financiële transacties, om aan de strenge regelgeving sinds 8 juli 2020 te voldoen.
  • Documenteer elke activiteit van de stichting zorgvuldig, met inbegrip van notariële akten, inschrijving KvK, updates in het ubo-register en vastlegging van vergaderingen.
  • Gebruik een Stichting Administratiekantoor (STAK) voor het beheer van aandelen en certificaten om de belangen van de onderneming en de continuïteit te beschermen.
  • Houd een gedetailleerd register van uitkeringen bij en volg fiscale verplichtingen op om problemen met de fiscus te voorkomen en transparantie te garanderen.
  • Regelmatige controle en bijwerking van het ubo – register zijn noodzakelijk om aan juridische verplichtingen te voldoen en de reputatie van de stichting te beschermen.
  • Maak boekhouden een fluitje van een cent met de juiste software, begin hier.

Begrijpen van de Administratieve Verplichtingen van een Stichting

Een groep diverse mensen bespreekt financiële documenten in een modern kantoor.

Mijn stichting draagt een grote verantwoordelijkheid om zorgvuldig aan alle administratieve plichten te voldoen. Vanaf 8 juli 2020 moet ik ervoor zorgen dat alle administratie correct bijgehouden wordt, wat essentieel is om aan de nieuwe regelgeving te voldoen.

Ik zorg ervoor dat elke inkomst en uitgave nauwkeurig wordt vastgelegd, want transparantie in financiën is niet alleen belangrijk voor het voortbestaan van mijn stichting, maar ook voor het vertrouwen dat donateurs en betrokkenen stellen in onze missie.

Het bewaren van mijn administratie doe ik met de grootste zorg; alles moet immers zeven jaar lang terug te vinden zijn. Dit vereist een georganiseerde aanpak en soms ook professionele hulp.

Ik sta erop dat de regels uit het burgerlijk wetboek nageleefd worden en dat mijn stichting voldoet aan alle gestelde voorwaarden. Met een heldere administratie laat ik zien dat wij als stichting goed en verantwoordelijk beheer voeren, wat cruciaal is voor iedereen die bij onze activiteiten betrokken is.

Belangrijke Stappen om te Voldoen aan de Administratieve Eisen

Een persoon organiseert en archiveert papierwerk in een goed verlicht kantoor.

Om uw stichting correct aan te sturen, zijn er essentiële administratieve stappen die u niet over het hoofd mag zien. Het naleven van deze stappen verzekert niet alleen de wettelijke compliance, maar draagt ook bij aan de transparantie en integriteit van uw organisatie.

Het voeren van een nauwkeurige boekhouding

Een nauwkeurige boekhouding is onmisbaar voor elke stichting, het is zelfs wettelijk verplicht. Mijn ervaring leert dat dit niet alleen belangrijk is voor de belastingen maar ook voor de helderheid en het overzicht van de financiële situatie.

Ik zorg er altijd voor dat elke transactie en beweging binnen de stichting netjes wordt vastgelegd en gedocumenteerd. Daardoor blijven we transparant en kunnen we verantwoording afleggen aan belanghebbenden.

Het gebruikmaken van een voorbeeld boekhouding kan helpen om aan de gestelde eisen te voldoen en biedt een duidelijke structuur om mee te werken. Ik ben me er terdege van bewust dat als bestuurslid, ik niet persoonlijk aansprakelijk ben, maar dat betekent niet dat ik mijn verantwoordelijkheden niet serieus neem.

Een sluitende boekhouding is tenslotte een krachtig middel om het vertrouwen in onze stichting te verstevigen en toont aan dat we ons inzetten voor het sociale belang.

Het correct documenteren van alle activiteiten

Ik weet hoe belangrijk het is om alles goed op papier te zetten. Om te voldoen aan de administratieve verplichtingen van een stichting, moet elke activiteit nauwgezet worden vastgelegd. Hieronder volgt een lijst met stappen die ik altijd zorgvuldig doorloop:

  • Zorg dragen voor een gedetailleerde notariële akte: Als stichting leg ik alle afspraken en statuten juridisch vast bij een notaris.
  • Inschrijven in het handelsregister: Mijn stichting staat correct geregistreerd bij de Kamer van Koophandel (KvK), zodat alle juridische gegevens up-to-date zijn.
  • Bijhouden van het ubo-register: Ik update regelmatig wie de uiteindelijk belanghebbenden (ubo’s) van mijn stichting zijn.
  • Documenteren van aandeelhoudersvergaderingen: Alle besluiten en discussies tijdens vergaderingen leg ik schriftelijk vast.
  • Opstellen van arbeidsovereenkomsten: Voor iedere werknemer in loondienst bereid ik een duidelijke arbeidscontract voor.
  • Vastleggen van financiële transacties : Elke inkomende en uitgaande betaling wordt door mij accuraat geboekt.
  • Bewaren van certificaten van aandelen: Indien mijn stichting certificaten uitgeeft, houd ik hiervan secuur administratie bij.
  • Nakomen van fiscale verplichtingen: Ik dien op tijd mijn belastingaangiften in en houd mij aan de Algemene wet inzake rijksbelastingen.
  • Archiveren van correspondentie en contracten: Alle communicatie met stakeholders bewaar ik zorgvuldig digitaal of op papier.

De Rol van een Stichting Administratiekantoor (STAK)

Een goed georganiseerd kantoorbureau met administratieve documenten.

Een Stichting Administratiekantoor is een unieke entiteit die een essentiële rol speelt bij het beheer van aandelen en het beschermen van de belangen van een onderneming. Dit mechanisme wordt vaak ingezet om de continuïteit van een bedrijf te waarborgen, waarbij de STAK eigenaar wordt van aandelen en in ruil daarvoor certificaten uitgeeft aan de oorspronkelijke aandeelhouders of andere belanghebbenden.

De houders van deze certificaten genieten wel de economische voordelen zoals dividend, maar krijgen geen direct stemrecht binnen de algemene vergadering van aandeelhouders. Zo kan het bedrijf ervoor zorgen dat beslissingen niet worden beïnvloed door kortetermijnbelangen, terwijl de betrokkenen toch profiteren van de winstgevendheid.

Het bestuur van de STAK heeft de taak om de administratieve verplichtingen na te leven en toe te zien op het naleven van wet- en regelgeving, inclusief die rondom het ubo-register.

Ze houden toezicht op zowel de rechten als de plichten die bij certificering komen kijken. Denk hierbij aan het vastleggen van afspraken over zeggenschap en financiële rechten in statuten en overeenkomsten.

De STAK speelt ook een belangrijke rol bij bedrijfsopvolging en kan worden genutzt als een middel om werknemers te laten participeren in het kapitaal van een bv zonder dat zij invloed krijgen op het beleid.

Het is mijn taak om ervoor te zorgen dat alles volgens het boekje verloopt, waardoor zowel de private stichting als de mede-eigenaren beschermd blijven tegen potentiële risico’s zoals bestuurdersaansprakelijkheid.

Het Belang van een Goede Stichting Administratie

Voldoen aan strikte regels en eisen is essentieel voor elke stichting, en dit begint bij een solide administratie. Het is mijn taak om nauwgezet een register van alle uitkeringen bij te houden en ervoor te zorgen dat financiële rapportages kloppen.

Dit voorkomt problemen met de fiscus en waarborgt de continuïteit van de stichting. Een gedegen administratie helpt ook bij het tonen van transparantie naar donateurs en belanghebbenden.

Ik ben verantwoordelijk voor het correct bijwerken van het ubo-register en zie erop toe dat de stichting voldoet aan alle verplichtingen die daarbij horen. Dit is cruciaal; het gaat niet alleen om naleving van regels, maar ook om het beschermen van de reputatie van de stichting.

Met een goede administratie kan ik de anbi-status behouden, wat fiscale voordelen oplevert en het vertrouwen van donoren verstevigt. Daarnaast is het voor mij als bestuurder ook van belang om overzicht te houden over eventuele schulden of erfenissen die de stichting ontvangt, zodat deze correct ingezet kunnen worden voor ons zonder winstoogmerk doel.

Veelgestelde Vragen

Conclusie

Een stevige administratie opzetten lijkt een hele klus, maar het kan echt mee vallen als je de juiste stappen volgt. Met een heldere structuur en regelmatige updates zorg je dat jouw stichting altijd aan de eisen voldoet.

Dit beschermt niet alleen de stichting zelf, maar verzekert ook transparantie naar donateurs en belanghebbenden. Voor extra hulp zijn er tal van resources en experts te raadplegen die je hierbij kunnen ondersteunen.

Laat je inspireren door de mogelijkheden en pak deze kans om jouw stichting naar een hoger niveau te tillen!

Ten slotte

Om af te sluiten zijn er een paar programma’s die ik er echt even voor je wil uitlichten. De keuze op het vlak van boekhoudsoftware is namelijk enorm! Er zijn er al ruim 150!

  • Onafhankelijk van wat je doet en voor iedereen geschikt; MKB, ZZP, dienstverlenend, of met een webshop. Dan is E-boekhouden de gevestigde naam. Dit complete pakket kun je hier gratis proberen
  • Een heel populaire speler voor de online ondernemer neemt je administratie in vogelvlucht uit handen. Online factureren? Geen probleem. Eerlijke prijs, super kwaliteit: Moneybird is je vogel. Direct gratis proberen.
  • Wanneer je als dienstverlenende ZZP’er aan de slag bent, van eenvoud houdt en de kosten laag wilt houden, dan is BUNNI een goede keuze. Deze aanbieder maakt je administratie tot een grap, zo makkelijk. Ook BUNNI heeft een gratis proefperiode.
  • Ten slotte wil ik afsluiten met mijn favoriet Moneymonk maakt het leven voor zzp’ers echt tot een feestje en beperkt de tijd voor je administratie tot minuten. Met alle functionaliteiten die je nodig hebt; uren- en rittenregistratie, projectmanagement, en BTW aangifte. Natuurlijk, met een gratis proefmaand.

Check deze toppers zeker, wanneer jij minder wilt boekhouden, meer wilt ondernemen. En altijd zicht wil hebben op je cijfers. En… jij hebt vast wel wat beters te doen, dan al die software te testen.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar boven
Boekhoudprogramma aanbieding

Hoelang blijf je nog zoeken?

Het antwoord is dichterbij dan je denkt… Ja, echt waar. Kies dit boekhoudprogramma en bespaar zeeën van tijd.