Voorbeeld administratie werkkostenregeling: praktische voorbeelden en tips | 2024

In dit artikel

Het bijhouden van de werkkostenregeling (WKR) kan een ware hoofdbreker zijn. Ook ik heb geworsteld met het optimaal benutten van deze fiscale regeling, maar na grondig onderzoek heb ik concrete oplossingen gevonden.

In dit artikel deel ik stap voor stap hoe je de WKR-administratie efficiënt beheert, inclusief praktische voorbeelden en tips. Duik erin en ontdek hoe je als werkgever kosten bespaart en tegelijkertijd je werknemers beloont!

Belangrijkste inzicht

Met de juiste boekhoudsoftware stroomlijn jij je boekhouding enorm. Hoewel het aanbod enorm is, zijn er een paar toppers die altijd terugkomen. E-boekhouden is nog altijd de populairste. Dankzij het brede scala aan functionaliteiten is voor elke type ondernemer geschikt.

Ben je dienstverlenend veeleisend om kwaliteit, maar ook qua eenvoud? Dan is Moneymonk de uitverkorene.

Probeer e-Boekhouden gratis, en volg deze link voor een gratis maand Moneymonk.

Samenvatting

  • De werkkostenregeling (WKR) stelt werkgevers in staat om tot een bepaald percentage van het fiscale loon belastingvrij vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te geven.
  • Voorbeelden van mogelijke onbelaste vergoedingen onder de WKR zijn laptops voor zakelijk gebruik, cadeaubonnen tot €25, en kerstpakketten tot €75 per jaar per medewerker.
  • Met de WKR kan de eerste €400.000 van de fiscale loonsom belast worden met 1,7% en boven dit bedrag met 1,18% in het jaar 2023.
  • Het is belangrijk om alle WKR – vergoedingen correct te registreren en de fiscale loonsom bij te houden om heffingen te voorkomen; overschrijden van de vrije ruimte leidt tot een eindheffing van 80% over het meerdere.
  • Door strategisch te plannen en regelmatig updates in de wetgeving te controleren, kunnen werkgevers optimaal gebruikmaken van de werkkostenregeling en het fiscale voordeel maximaliseren.
  • Maak de beste financiële keuzes voor je bedrijf door hier de optimale boekhoudsoftware te kiezen.

Wat is de werkkostenregeling (WKR)?

Medewerkers bespreken kosten in modern kantoor met stad op achtergrond.

De werkkostenregeling geeft mij als werkgever de mogelijkheid om tot een bepaald percentage van het fiscale loon, de zogenaamde ‘ vrije ruimte‘, onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan mijn werknemers te geven.

Denk hierbij aan zaken zoals gereedschappen, computers of zelfs een elektrische scooter die voor het werk gebruikt worden, maar ook aan kosten voor bijvoorbeeld een bedrijfsfitness abonnement.

Dit soort vergoedingen zijn vrij van loonbelasting en bieden dus een fiscaal voordeel.

Het mooie van de WKR is dat ik binnen de vrije ruimte zelf kan kiezen hoe ik het beschikbare budget inzet. Zolang ik onder het vastgestelde percentage blijf, hoef ik geen extra loonbelasting te betalen.

Ga ik over dit percentage heen, dan betaal ik over de overschrijding slechts 80% eindheffing. Bovendien zijn er gerichte vrijstellingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte, zoals de reiskostenvergoeding.

Nu we dit helder hebben, laten we eens kijken naar een praktisch voorbeeld van hoe de administratie voor de werkkostenregeling eruitziet.

Voorbeeld Administratie Werkkostenregeling

Een georganiseerd bureau met financiële documenten en kantoorbenodigdheden.

Bij het bijhouden van de administratie voor de werkkostenregeling noteer ik altijd zorgvuldig elk detail. Zo registreer ik alle vergoedingen en verstrekkingen aan personeel, of het nu gaat om een kilometervergoeding, een kerstpakket of loon in natura.

Dit is cruciaal omdat elke vergoeding impact heeft op de vrije ruimte die beschikbaar is voor onbelaste vergoedingen.

Ik hou ook de fiscale loon in de gaten; dit is het totaalbedrag dat voor de WKR telt. Het is mijn taak om ervoor te zorgen dat we de grens van de vrije ruimte niet overschrijden, want dan zou er 80% eindheffing betaald moeten worden over het bedrag boven de vrije ruimte.

Daarom controleer ik regelmatig of alle kosten correct zijn geboekt en of we nog steeds binnen de vastgestelde marges opereren. Mijn volgende stap is om praktische voorbeelden te delen van hoe je de werkkostenregeling toe kunt passen.

Praktische voorbeelden van de toepassing van de WKR

Ontdek hoe je de werkkostenregeling slim toepast in jouw bedrijf met concrete, levensechte scenario’s die de theorie tot leven brengen.

Voorbeeld van vergoedingen en verstrekkingen

Als ondernemer stuit ik vaak op vragen over de werkkostenregeling. Het is een fiscaal gereedschap waarmee ik belastingvriendelijk vergoedingen en verstrekkingen aan mijn werknemers kan geven, zoals een bedrijfsfiets. Hieronder heb ik enkele voorbeelden van vergoedingen en verstrekkingen uitgezet die onder de WKR vallen:

  • Een laptop of smartphone voor zakelijk gebruik zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte, mits deze apparatuur noodzakelijk is voor het werk.
  • Cadeaubonnen tot €25 zijn onbelast als ze incidenteel worden gegeven en niet in geld zijn om te zetten.
  • Vergoeding voor de aanschaf van een fiets of elektrische scooter; iets wat de Belastingdienst zelf ook als voorbeeld stelt van hoe je de WKR kunt benutten.
  • Kerstpakketten of andere attenties tot €75 per medewerker per jaar passen binnen de forfaitaire ruimte.
  • Organiseren van een bedrijfsuitje waarvan de kosten niet boven het vastgestelde bedrag per persoon komen blijft vrijgesteld.

Rekenvoorbeeld vrije ruimte WKR

Na het bespreken van verschillende voorbeelden van vergoedingen en verstrekkingen, is het nu tijd om eens concreet te kijken hoe de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) berekend wordt. Hieronder vind je een tabel die illustreert hoe je als werkgever de vrije ruimte kunt uitrekenen, zodat je optimaal gebruik kunt maken van deze regeling.

Fiscale loonsom Percentage vrije ruimte Berekening vrije ruimte Totale vergoedingen en verstrekkingen Heffing 80% (indien van toepassing)
€ 1.000.000 1,7% € 1.000.000 x 1,7% = € 17.000 € 15.000 € 0 (geen heffing, binnen vrije ruimte)
€ 1.000.000 1,7% € 1.000.000 x 1,7% = € 17.000 € 20.000 € 20.000 – € 17.000 = € 3.000 x 80% = € 2.400

In dit rekenvoorbeeld wordt duidelijk hoe je als ondernemer eerst de fiscale loonsom vaststelt. Vervolgens pas je het percentage voor de vrije ruimte toe, wat voor de eerste € 400.000 (in 2023) 1,7% bedraagt. Boven deze grens geldt een percentage van 1,18%. De uitkomst geeft de grootte van jouw vrije ruimte. Tot slot vergelijk je de totale vergoedingen en verstrekkingen met deze vrije ruimte. Als je erboven zit, moet je over het meerdere 80% eindheffing betalen. Hiermee voorkom je onverwachte belastingaanslagen en zorg je ervoor dat je medewerkers optimaal profiteren van jouw genereuze beleid.

Tips voor de optimalisatie van de WKR

Het benutten van de werkkostenregeling kan behoorlijk complex zijn, maar met enkele strategische stappen verbeter je de financiële administratie van jouw bedrijf. Hieronder volgen tips die je helpen om slimmer om te gaan met fiscaal loon en de vrije ruimte binnen de WKR.

  • Begin met het analyseren van de huidige uitgaven voor loon in natura. Kijk waar je mogelijk fiscaal voordeel laat liggen.
  • Classificeer alle vergoedingen die je aan werknemers geeft. Zo weet je zeker dat ze correct verwerkt worden binnen de thema werkkostenregeling.
  • Controleer regelmatig of er nieuwe fiscale regels zijn die invloed kunnen hebben op jouw vrije ruimte. Wetgeving kan veranderen en dit kan kansen bieden.
  • Plan vooraf hoeveel van je vrije ruimte je wilt gebruiken voor specifieke vergoedingen of verstrekkingen. Dit helpt om overschrijding te voorkomen.
  • Zorg ervoor dat je administratiesoftware up-to-date is en geschikt is voor het toepassen van de WKR-regels. Dit maakt het proces een stuk eenvoudiger.
  • Bekijk alternatieve manieren om medewerkers te belonen die minder belastend zijn voor jouw beschikbare vrije ruimte binnen de WKR.
  • Train je personeelsafdeling over de ins en outs van de werkkostenregeling zodat ook zij bijdragen aan een optimale benutting van de regeling.

Veelgestelde Vragen

Conclusie

Ik heb je door de wereld van de werkkostenregeling genavigeerd, met heldere voorbeelden en nuttige tips. Deze aanpak maakt het toepassen van de WKR overzichtelijk en efficiënt voor jouw onderneming.

Vergeet niet, de juiste inzet van deze regeling kan je bedrijf veel voordeel opleveren. Voor extra diepgang vind je online nog meer bronnen en gedetailleerde handleidingen. Laat deze informatie een springplank zijn naar een slimmere administratie.

Jouw bedrijf verdient immers het beste, dus gebruik deze kennis om te excelleren!

Ten slotte

Om af te sluiten zijn er een paar programma’s die ik er echt even voor je wil uitlichten. De keuze op het vlak van boekhoudsoftware is namelijk enorm! Er zijn er al ruim 150!

  • Onafhankelijk van wat je doet en voor iedereen geschikt; MKB, ZZP, dienstverlenend, of met een webshop. Dan is E-boekhouden de gevestigde naam. Dit complete pakket kun je hier gratis proberen
  • Een heel populaire speler voor de online ondernemer neemt je administratie in vogelvlucht uit handen. Online factureren? Geen probleem. Eerlijke prijs, super kwaliteit: Moneybird is je vogel. Direct gratis proberen.
  • Wanneer je als dienstverlenende ZZP’er aan de slag bent, van eenvoud houdt en de kosten laag wilt houden, dan is BUNNI een goede keuze. Deze aanbieder maakt je administratie tot een grap, zo makkelijk. Ook BUNNI heeft een gratis proefperiode.
  • Ten slotte wil ik afsluiten met mijn favoriet Moneymonk maakt het leven voor zzp’ers echt tot een feestje en beperkt de tijd voor je administratie tot minuten. Met alle functionaliteiten die je nodig hebt; uren- en rittenregistratie, projectmanagement, en BTW aangifte. Natuurlijk, met een gratis proefmaand.

Check deze toppers zeker, wanneer jij minder wilt boekhouden, meer wilt ondernemen. En altijd zicht wil hebben op je cijfers. En… jij hebt vast wel wat beters te doen, dan al die software te testen.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar boven
Boekhoudprogramma aanbieding

Hoelang blijf je nog zoeken?

Het antwoord is dichterbij dan je denkt… Ja, echt waar. Kies dit boekhoudprogramma en bespaar zeeën van tijd.