Heb je je ooit afgevraagd welke oude financiële administratie je kunt weggooien? Je bent niet alleen; ook ik heb me door stapels bonnetjes en facturen heen geworsteld, zoekend naar wat kan blijven en wat weg mag.
In dit artikel deel ik mijn bevindingen over de bewaartermijnen die door de Belastingdienst worden gehanteerd, zodat je veilig kunt opruimen. Duik met me mee in de wereld van fiscale bewaarplicht en krijg ruimte in je kasten én hoofd!
Met de juiste boekhoudsoftware stroomlijn jij je boekhouding enorm. Hoewel het aanbod enorm is, zijn er een paar toppers die altijd terugkomen. E-boekhouden is nog altijd de populairste. Dankzij het brede scala aan functionaliteiten is voor elke type ondernemer geschikt.
Ben je dienstverlenend veeleisend om kwaliteit, maar ook qua eenvoud? Dan is Moneymonk de uitverkorene.
Probeer e-Boekhouden gratis, en volg deze link voor een gratis maand Moneymonk.
Samenvatting
- Bewaar basisgegevens van je bedrijfsadministratie altijd 7 jaar lang, zoals bonnetjes, facturen en bankafschriften.
- Onroerende zaken moet je zelfs 10 jaar bewaren, denk hierbij aan alles rondom aankoop, verbouwing en hypotheek.
- Als particulier bewaar je belangrijke documenten zoals garantiebewijzen tot de termijn verstreken is en toeslaginformatie minstens 5 jaar.
- Digitalisering van administratie helpt bij het besparen van ruimte en tijd, maar zorg voor goede beveiliging en back-ups.
- Opruimen mag als de bewaartermijn voorbij is, maar check dubbel voor je iets weggooit om problemen met de Belastingdienst te voorkomen.
Fiscale bewaarplicht: wat betekent het?
Fiscale bewaarplicht houdt in dat ik mijn hele boekhouding, zoals facturen, bonnen en andere belangrijke documenten, netjes en overzichtelijk moet bewaren. Dit is nodig zodat de Belastingdienst altijd kan controleren of de belastingaangifte klopt.
Alle bedrijven moeten aan deze regels voldoen, zowel grote corporaties als kleine zelfstandigen. De administratie toont namelijk aan of je aan je fiscale verplichtingen hebt voldaan.
Deze regel is niet alleen van toepassing op papieren documenten maar strekt zich ook uit naar elektronische diensten en opgeslagen data. Ja, zelfs als ik mijn administratie digitaal bijhoud, zoals op een harde schijf of in de cloud, valt dit onder dezelfde bewaarplicht.
Concreet betekent dit voor mij dat ik mijn in- en verkoopadministratie, bankafschriften en contracten niet zomaar mag weggooien. Ze vormen het fundament van mijn fiscale compliance en zijn cruciaal om netjes aan al mijn verplichtingen te voldoen.
Wat moet je bewaren en hoe lang?
Het kan soms knap verwarrend zijn om bij te houden welke administratie je nu precies moet bewaren en voor hoelang. Laten we daarom eens een blik werpen op de kernpunten van deze bewaarplicht die de Belastingdienst ons voorschrijft; een essentie waar veel misverstanden over bestaan en die ik graag voor jou uit de doeken doe.
Basisgegevens bewaren voor 7 jaar
Zeven jaar lang houd ik mijn basisgegevens stevig vast, net zoals de fiscale bewaarplicht dat van mij verlangt. Deze regel waarborgt dat alles van belang binnen handbereik blijft voor eventuele controle.
- Facturen, bonnen en bankafschriften leg ik zorgvuldig opzij; ze vormen het hart van mijn financiële geschiedenis.
- Contracten en overeenkomsten archiveer ik ook voor zeven jaar, want details kunnen later essentieel blijken.
- Loonadministratie krijgt een plek in mijn goed beveiligde mappen – zowel digitaal als fysiek.
- De software voor mijn boekhouding werk ik regelmatig bij, maar de gegevens daaruit print ik uit ter bewaring.
- Zelfs de correspondentie met klanten en leveranciers berg ik op; je weet nooit wanneer dit nodig is.
Onroerende zaken bewaren voor 10 jaar
Het bewaren van administratie over onroerende zaken is een serieuze zaak. De wet schrijft voor dat deze gegevens maar liefst 10 jaar lang moeten worden bewaard.
- Bewaar alle facturen van aan – en verkoop, verbouwingen en hypotheekafsluitingen.
- Houd bij onroerend goed transacties ook de correspondentie met makelaars en notarissen goed bij.
- Zorg ervoor dat alle bouwtekeningen, vergunningen en bestemmingsplannen ook 10 jaar beschikbaar blijven.
- Vergeet niet de betalingsbewijzen van onroerend goed belastingen langdurig op te slaan.
- Digitaliseer waar mogelijk documenten om ruimte te besparen, maar houd rekening met de digitale bewaarplicht.
- Update regelmatig je back – ups als je kiest voor digitale opslag, om zo verlies van gegevens te voorkomen.
- Controleer of er speciale voorwaarden zijn voor het bewaren van administratie rondom erfgoed of monumentaal bezit.
Speciale regels voor particulieren
Als particulier sta ik voor andere uitdagingen dan een ondernemer als het gaat om mijn administratie bewaren. Voor mij geldt geen strikte bewaarplicht zoals voor bedrijven, maar ik houd wel rekening met enkele uitzonderingen.
Zo bewaar ik bonnen en facturen van grote aankopen langer in verband met garantie en verzekeringen. Ook belangrijk is dat ik gegevens over mijn huis en hypotheek goed bijhoud; die kunnen later van pas komen bij een verkoop of verbouwing.
Bij toeslagen let ik extra op. Ik zorg ervoor dat ik alle informatie over ontvangen toeslagen ten minste 5 jaar bewaar. Dit doe ik omdat de Belastingdienst tot 5 jaar terug kan vragen om bewijsstukken.
Persoonlijke documenten zoals contracten, polissen en belangrijke correspondentie sla ik ook veilig op, vaak digitaal op mijn harde schrijf. Dit zorgt ervoor dat ik alles snel kan terugvinden mocht dat nodig zijn.
Van fiscale bewaarplicht naar digitale bewaarplicht
De overstap van een papieren naar een digitale bewaarplicht maakt alles een stuk makkelijker en overzichtelijker. Floppydisks en oude bonnetjes zijn verleden tijd, want nu kan ik mijn facturen en administratie gewoon opslaan in de cloud.
Toch moet ik ervoor zorgen dat al deze digitale documenten goed beveiligd zijn en dat ze voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Dit betekent dat ik mijn digitale bestanden net zo betrouwbaar en toegankelijk moet houden als de papieren versies.
Het bewaren van fiscale informatie heeft een grote sprong gemaakt met de opkomst van technologieën zoals WhatsApp en andere apps. Salarisstrookjes, facturen en contracten stuur en ontvang ik nu vaak digitaal.
Daarom vind ik het belangrijk om continu bij te blijven met de nieuwste digitale oplossingen om mijn adminstratie veilig te stellen. Al deze informatie moet ik uiteindelijk netjes geordend houden voor als de fiscale autoriteiten ernaar vragen.
Overstappen op digitale administratie
De omschakeling naar een digitale administratie biedt vele voordelen. Mijn papieren facturen veranderen in een georganiseerd digitaal archief, wat zowel tijd als ruimte bespaart.
- Investeer in goede scanningapparatuur om al je fysieke documenten efficiënt te digitaliseren.
- Kies betrouwbare software die past bij je behoeften; deze moet veilige opslag en snelle toegang tot documenten bieden.
- Zorg voor regelmatige back – ups van je digitale bestanden om dataverlies te voorkomen; gebruik hiervoor bijvoorbeeld cloudopslag.
- Houd de structuur van je digitale mappen overzichtelijk, zodat je snel de juiste documenten kunt vinden.
- Controleer of de digitale versies voldoen aan de eisen van de Belastingdienst; sommige documenten moeten namelijk in hun originele vorm bewaard blijven.
- Train jezelf en eventueel personeel in het gebruik van de nieuwe systemen voor optimale integratie in dagelijkse processen.
- Bewaar ook kopieën van alle elektronische facturen en transacties, aangezien deze onderdeel zijn van fiscale bewaarplicht.
- Vraag advies aan een professional als je niet zeker weet hoe je digitale administratie moet inrichten of onderhouden.
Hoe bewaar je fysieke facturen op papier?
Na de overstap naar digitale administratie, blijft het belangrijk om te weten hoe je papieren facturen correct bewaart. Het veiligstellen van mijn fysieke documenten zorgt ervoor dat ik altijd aan mijn fiscale verplichtingen kan voldoen. Hier zijn enkele handige tips:
- Sorteer de facturen op datum en type. Dit maakt het makkelijker om ze terug te vinden wanneer nodig.
- Gebruik ordners of mappen om facturen georganiseerd te houden. Label deze met het jaartal en de categorie van de factuur.
- Bewaar de originele facturen altijd in een droge en veilige plaats, zoals een afgesloten archiefkast.
- Bescherm papieren facturen tegen beschadiging, bijvoorbeeld door ze in plastic hoesjes te steken.
- Overweeg het gebruik van een brandveilige kluis voor de meest belangrijke documenten zoals contracten of eigendomsbewijzen.
- Controleer regelmatig op vocht of ongedierte dat jouw papierwerk kan aantasten. Vindt een ongediertebestrijder
- Vernietig oudere facturen pas nadat de bewaartermijn van 7 jaar verstreken is, tenzij ze betrekking hebben op onroerende zaken, die bewaar ik 10 jaar.
- Schakel indien mogelijk over naar een digitaal systeem en maak back – ups voor extra zekerheid.
Afspraken met de Belastingdienst over bewaartermijn
Ik moet zorgen dat ik mijn financiële administratie netjes zeven jaar bewaar. Dat is de regel. Maar stel je voor, er zijn situaties waarin ik misschien minder lang deze gegevens hoef te bewaren.
Dit kan als ik goede afspraken maak met de Belastingdienst. Ik kan dan toestemming krijgen om bepaalde documenten eerder weg te doen.
Het maken van deze afspraken vereist wel dat ik duidelijk aangeef om welke gegevens het gaat en waarom een kortere bewaartermijn verantwoord is. Zo’n verzoek doe ik niet zomaar; daarbij kijk ik goed naar wat fiscaal verstandig is.
Immers, de Belastingdienst kan tot vijf jaar terug belasting navorderen. Ik blijf dus alert dat ik alles wat belangrijk is, minimaal vijf jaar in mijn bezit houd.
Oude Administratie Opruimen: Welke jaaradministratie kan weg?
Na duidelijkheid te hebben over afspraken met de Belastingdienst, komt nu de taak om oude administratie op te ruimen. Je vraagt je misschien af welke documenten uit eerdere jaren je nu echt kunt weggooien. Voor gedetailleerde informatie, bezoek bij Geldwebgids.nl. Hieronder vind je een handige lijst om je daarbij te helpen:
- Begin met het verwijderen van alle bonnen en facturen die meer dan 7 jaar oud zijn, deze zijn niet langer nodig voor de btw-administratie.
- Kijk vervolgens naar bankafschriften en verzekeringspolissen die ouder dan 7 jaar zijn; deze mogen ook weg, tenzij ze betrekking hebben op onroerende zaken.
- Controleer of er loonadministratie is die al langer dan 7 jaar wordt bewaard; deze kun je ook opruimen.
- Gooi contracten, overeenkomsten en correspondentie gerelateerd aan belasting of financiën weg als deze ouder zijn dan 7 jaar.
- Als je investeringen in onroerend goed hebt gedaan, bewaar alle relevante stukken nog minimaal 10 jaar.
- Hou persoonlijke belastingaangiftes en alles wat daarbij hoort minimaal 5 jaar bij de hand voor mogelijke navragen van de Belastingdienst.
- Schenk aandacht aan garantiebewijzen: gooi ze weg als de garantietermijn verstreken is.
Conclusie
Heeft u ook wel eens hoofdbrekens over die stapels administratie? Vraagt u zich af of u die oude bonnetjes en facturen echt moet bewaren? Goed nieuws: na het lezen van dit artikel weet u precies wanneer het tijd is voor een schoonmaak.
Onthoud goed, de basisregel is zeven jaar bewaring voor uw bedrijfsadministratie, tien voor zaken die te maken hebben met onroerend goed. Begin het nieuwe jaar met een frisse start en ruim die oude administratie van 2015 op, het mag weg! Zorg ervoor dat u handig en efficiënt uw gegevens archiveert om zo ruimte en overzicht te creëren.
Laten we een georganiseerde toekomst tegemoet gaan met een opgeruimde administratie!
Veelgestelde Vragen
1. Hoe lang moet ik mijn financiële administratie bewaren?
U dient uw financiële administratie in ieder geval 7 jaar te bewaren.
2. Kan ik mijn belastingaangifte na een paar jaar weggooien?
Nee, u moet uw belastingaangifte en de bijbehorende documenten 5 jaar bewaren.
3. Wat gebeurt er als ik mijn administratie niet lang genoeg bewaar?
Als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, kunt u problemen krijgen met de Belastingdienst bij een controle.
4. Moet ik ook bonnetjes en facturen 7 jaar bewaren?
Ja, bonnetjes en facturen die tot uw financiële administratie behoren, moet u 7 jaar bewaren.
5. Geldt de bewaartermijn van 7 jaar ook voor digitale documenten?
Ja, de bewaartermijn van 7 jaar geldt zowel voor papieren als voor digitale documenten.
