Hoe staat jouw onderneming ervoor? Na elke periode wil je inzichtelijk maken wat nu de resultaten zijn. Een winst- en verliesrekening opstellen is dan de beste optie. Hiermee krijg je alles in beeld en weet je of alles binnen jouw onderneming naar wens verloopt.
Vooral voor beginnende ondernemers kunnen deze dingen best ingewikkeld zijn, terwijl dit helemaal niet hoeft. In dit blogbericht lees je wat een winst- en verliesrekening is en hoe je dit moet opstellen. Inclusief een voorbeeldrekening.
Een winst- en verliesrekening staat soms ook wel bekend als een resultatenrekening. Als je dit woord tegenkomt, dan weet je dat ik het over hetzelfde heb.
[automatic_table_of_contents heading_title=”h2″][/automatic_table_of_contents]
Wat is een winst- en verliesrekening?
De woorden zeggen het eigenlijk al een beetje. Bij een winst- en verliesrekening ga je alle financiële gegevens van jouw onderneming over een bepaalde periode verzamelen. Veel ondernemers kiezen ervoor om dit één keer per jaar te doen, maar je kunt het ook vaker doen.
Een resultatenrekening opstellen is eigenlijk niets meer, dan het huishoudboekje van jouw onderneming. Je verzamelt alle uitgaven en trekt deze af van de omzet die jouw onderneming gedraaid heeft.
Uiteraard is het wel iets meer, dan een simpel optelsommetje.
Wat zet je in een resultatenrekening?
Om straks het voorbeeld goed te kunnen begrijpen, moet je eerst weten wat er nu precies in die resultatenrekening moet komen. Wat hoort waar en hoe krijg je het werkelijke resultaat in beeld.
Bij het opstellen van een winst- en verliesrekening zijn 3 hoofdgetallen van belang.:
- De omzet die je gedraaid hebt,
- de kosten die je gemaakt hebt
- en de uiteindelijke winst die overblijft.
De winst kan ook een negatief getal zijn en dan praten we uiteraard over verlies.
Een jaaroverzicht
Een winst- en verliesrekening opstellen gebeurt dus veelal per jaar. Als je in loondienst bent, dan ontvang je elk jaar automatisch een jaaropgave van jouw werkgever. Hierop wordt precies aangegeven wat jouw brutoloon was, hoeveel loonheffing er geweest is en hoeveel premies je betaald hebt.
Deze jaaropgave wordt gebruikt bij de belastingaangifte, maar kan ook gebruikt worden door het UWV of de hypotheekadviseur. Als jij een eigen onderneming hebt, dan krijg je niet automatisch een jaaropgave. Je moet het jaaroverzicht zelf maken en dit wordt uiteindelijk jouw resultatenrekening.
Met een winst- en verliesrekening kijk je dus terug op het vorige jaar. Je brengt in beeld wat de inkomsten en uitgaven waren. Hier komt een getal uitrollen wat je overhoudt. Met dit getal kun je voor jezelf bepalen of dit genoeg is voor privé uitgaven en aflossing van bijvoorbeeld de hypotheek van jouw woning.
Wat kun je met een winst- en verliesrekening?
Een winst- en verliesrekening opstellen heeft een aantal grote voordelen. Allereerst krijg je perfect in beeld hoe jouw bedrijf ervoor staat. Heb je een positief resultaat? Dan wil je dit vasthouden en het liefste ook nog wat uit kunnen breiden.
Heb je een negatief resultaat? Dan is het ook belangrijk om dit goed in beeld te hebben. Je kunt dan dingen gaan bijsturen en gaan kijken waar je op kunt bezuinigen. Wat het resultaat ook is. Het is altijd belangrijk om de cijfers met jouw financieel adviseur te bespreken.
Beter inzicht verkrijgen
Als ondernemer krijg je te maken met de wettelijke verplichting om een administratie bij te houden. De Belastingdienst kan deze controleren en dan moet je de zaakjes wel op orde hebben.
Als jij elk jaar een duidelijke, overzichtelijke winst- en verliesrekening gaat opstellen, dan heb je ook meteen de juiste inzichten. Daarom is het ook belangrijk om regelmatig een moment te plannen om jouw administratie bij te werken.
De kosten onder de loep nemen
Met een goede resultatenberekening kun je ook de kosten goed onder de loep nemen. Je verzamelt ze immers in het overzicht en je weet hoeveel geld er afgelopen jaar uitgegeven is.
Kosten zijn te verdelen in directe en indirecte kosten. Als je een goede resultatenrekening kunt opstellen, dan zal je zien, dat je bij de indirecte kosten vaak nog wel het één en ander kunt besparen.
Onder de indirecte kosten vallen namelijk marketingkosten, verzekeringen en abonnementen. Met een goed overzicht zie je meteen of je niet dubbel verzekerd bent of dat je onzinnige abonnementen hebt lopen.
Het is tevens een liquiditeitsbegroting
Als je een goede winst- en verliesrekening kunt opstellen, dan heb je eigenlijk ook meteen een liquiditeitsbegroting. Een heel handig hulpmiddel om grip te houden op jouw bankrekening.
Deze liquiditeitsbegroting laat zien hoeveel geld er nog op je rekening staat. Wanneer er wat afgeschreven moet worden en welke maand er geld overblijft of juist geld bij moet.
Inzicht in je financiële kengetallen
Financiële kengetallen kun je ook uit een resultatenrekening halen. Het in beeld hebben van de financiële kerngetalen van jouw onderneming is heel erg belangrijk. Deze worden namelijk door externe partijen gebruikt.
Onder financiële kengetallen vallen onderstaande getallen:
- Liquiditeit: Hoe goed jouw onderneming in staat is om op korte termijn aan betalingsverplichtingen te kunnen voldoen.
- Solvabiliteit: De verhouding tussen het eigen vermogen en het vermogen dat je in de toekomst nodig gaat hebben.
- Rentabiliteit: Hoe winstgevend is jouw bedrijf.
Deze cijfers worden namelijk altijd door financiers en banken gebruikt. Aan de hand van deze getallen bepalen deze instanties of jij kredietwaardig bent of niet. Afhankelijk van in welke markt jij zit, is het niet onmogelijk dat je ooit een financier nodig hebt.
Bij het opstellen van een winst- en verliesrekening krijg je deze getallen ook in beeld.
Bewijs richting de Belastingdienst
Ook heb je met een goede resultatenrekening meteen een bewijs richting de Belastingdienst. Ongeacht wat voor een soort onderneming jij hebt, je zal altijd belasting af moeten dragen. Aan de hand van de administratie bepaalt de Belastingdienst de hoogte van de aanslag.
Heb jij een goede resultatenrekening en dus een goede administratie? Dan zal de Belastingdienst een correcte aanslag kunnen doen. Geeft jouw administratie niet de juiste weergave? Dan gaat de Belastingdienst een schatting doen en dit pakt in de praktijk altijd nadelig uit voor jouw onderneming.
Gebruik de cijfers voor weloverwogen beslissingen
Als ondernemer moet je regelmatig beslissingen nemen. Als je een goede winst- en verliesrekening kunt opstellen, dan ben je veel beter in staat om weloverwogen beslissingen te nemen. Dit werkt beide kanten uit.
Heb je een positief resultaat? Als je de cijfers precies weet, dan weet je ook precies, wat je kunt investeren. Heb je een negatief resultaat? Met de juiste cijfers weet je precies hoeveel je moet bezuinigen en kun je gaan inventariseren, waar je kunt gaan bezuinigen.
Voorbeeld winst- en verliesrekening opstellen
Nu je weet wat een winst- en verliesrekening is en wat je ermee kunt, dan wordt het tijd om te gaan kijken naar een voorbeeldrekening.
In dit voorbeeld ga ik uit van de ZZP’er die als hovenier aan het werk is. Hij heeft al een heel aantal klanten en heeft een behoorlijk assortiment gereedschap.
Het verschilt natuurlijk ook per markt hoe groot jouw winst- en verliesrekening zal zijn. Ben jij een dienstverlener in een digitale markt? Dan is jouw winst- en verliesrekening waarschijnlijk stukken kleiner, dan bij de hovenier uit dit voorbeeld.
Voordat we gaan kijken naar het voorbeeld, is het belangrijk om te weten dat er twee verschillende modellen zijn qua resultatenrekening. We hebben namelijk twee modellen:
- een functioneel model
- en een categoraal model.
Als we gebruik maken van een functioneel model bij het opstellen van een winst- en verliesrekening, dan spreken we over een heel summier overzicht. Hier worden alleen de hoofdcategorieën in weergeven. Afschrijving is bijvoorbeeld één post, terwijl je binnen een onderneming meerdere dingen afschrijft.
Wanneer het categorale model gebruikt wordt, dan gaan we alles onderverdelen in categorieën. De hovenier uit ons voorbeeld schrijft namelijk meerdere dingen af. Hij schrijft gereedschap af, maar ook groenvoorzieningen en de laptop die hij gebruikt voor de boekhouding.
De functionele winst- en verliesrekening is vooral handig om aan te kunnen tonen dat jij een gezond bedrijf hebt. Voor banken en financiers maakt het niet zoveel uit wat je nu precies inkoopt. Ze willen alleen het totaalplaatje goed in beeld hebben.
Voor jezelf is de categorale resultatenberekening erg handig. Wanneer je alles opdeelt in categorieën, dan zie je in één oogopslag waar het meeste geld verdiend wordt, maar ook waar het meeste geld uitgegeven wordt.
Functionele winst- en verliesrekening 2022 (01-01-2022 t/m 31-12-2022):
Opbrengsten:
- Inkomsten uit diensten: €87.050,-
- Opbrengsten totaal: €87.050,-
Kosten:
- Kosten afschrijvingen: €1.805,-
- Kosten productie/aanschaf: €12.475,-
- Kosten lease en leningen: €7.650,-
- Kosten huur: €6.000,-
- Kosten totaal: €27.930,-
Totaalwinst voor belastingen: €59.120,-
Categorale winst- en verliesrekening 2022 (01-01-2022 t/m 31-12-2022):
Opbrengsten:
- Inkomen uit dienstverlening: €72.650,-
- Inkomsten uit verhuur gereedschap: €5.540,-
- Inkomsten uit groenverkoop: €8.860,-
- Opbrengsten totaal: €87.050,-
Kosten:
- Huurkosten werkplaats/pand: €6.000,-
- Inkoopkosten groen: €5.850,-
- Aanschaf werkkleding: €600,-
- Aanschaf nieuw gereedschap: €3.500,-
- Leasekosten bedrijfswagen €6.800,-
- Fabricagekosten: €2.000,-
- Telecomkosten: €200,-
- Zakelijk eten/drinken: €175,-
- Marketingkosten: €150,-
- Afschrijving gereedschap: €1.750,-
- Afschrijving laptop/computer: €55,-
- Lening voor aanschaf gereedschap: €850,-
- Kosten totaal: €27.930
Totaalwinst voor belastingen: €59.120
Dit voorbeeld van een winst- en verliesrekening opstellen is natuurlijk vrij eenvoudig. Naarmate jouw onderneming steeds verder groeit, dan zal de resultatenrekening ook steeds groter worden.
Zowel bij de inkomsten als uitgaven zullen steeds meer posten verschijnen die je allemaal goed bij moet houden. Als je net begonnen bent als ondernemer, dan kun je het nog wel af met een Excellijst.
Wanneer jouw onderneming steeds meer posten krijgt, dan zal een Exellijst al gauw tekort schieten. Je wilt geen administratie hebben die van lijstjes en notities aan elkaar hangt.
Houd grip op jouw financiën met boekhoudsoftware
Wanneer jouw onderneming steeds verder groeit zullen de hoeveelheid cijfers ook steeds meer worden. Steeds meer facturen die je moet versturen, steeds meer facturen die je moet betalen en steeds meer posten die binnen jouw administratie ontstaan.
Als je dit met Excellijsten bij wilt gaan houden, dan zal je op een gegeven moment door de bomen het bos niet meer zien. Je verzuipt in alle cijfers en raakt het overzicht op een gegeven moment kwijt.
Je kunt dan eigenlijk niet meer om een goed boekhoudprogramma met jaarrekening heen.
Boekhoudsoftware doet veel werk voor jou
Boekhoudsoftware kan heel veel werk voor jou doen. In plaats van dat jij constant bezig bent met Excellijsten, formules goed invullen en nieuwe tabbladen aanmaken, kun je dit ook laten doen door boekhoudsoftware.
Om een goede boekhouding bij te houden als ZZP’er heb je tegenwoordig helemaal geen dure boekhouder meer nodig. Met de online boekhoudsoftware van tegenwoordig kun je heel veel dingen zelf doen.
Als beginnende ondernemer kun je het beste een boekhoudprogramma gebruiken, waarbij je zelf de informatie in moet voeren. Met deze informatie rekent de software alles uit en kun je ook veel makkelijker een winst- en verliesrekening opstellen.
Is het verstandig om te bezuinigen op boekhoudsoftware?
Regelmatig proberen (startende) ondernemers op zoveel mogelijk dingen te bezuinigen. Ze willen zo min mogelijk vaste lasten hebben en willen alles zelf doen. Is het verstandig om te bezuinigen op boekhoudsoftware?
Het antwoord hierop is een volmondig ‘Nee!’. Je spaart misschien de vaste lasten uit, maar je bent veel langer bezig met het opstellen van een sluitende winst- en verliesrekening.
Ook is het maken van een winst- en verliesrekening slechts een fractie van de hele administratie. Een sluitende administratie bijhouden is als ondernemer ook verplicht, dus maak het jezelf niet te moeilijk.
Boekhoudsoftware levert jou meer op, dan dat het kost!
Conclusie: Is een winst- en verliesrekening opstellen moeilijk?
Een winst- en verliesrekening opstellen hoeft helemaal niet moeilijk te zijn. Je moet alleen heel goed weten wat je aan het doen bent én je moet alle cijfers van jouw onderneming heel goed in beeld hebben.
Natuurlijk kun je ervoor kiezen om het allemaal zelf te doen. Daarin ben je helemaal vrij, maar bedenk dan wel dat het echt een tijdrovende aangelegenheid wordt. Tijd die je hiermee verdoet kun je niet aan andere, belangrijke dingen besteden.
Wanneer je het allemaal zelf doet is het ook veel fout gevoeliger. De kans dat je dan voor onaangename verassingen komt te staan is veel groter. Bijvoorbeeld dat je meer belasting moet afdragen, dan dat je zelf berekend had.
Ik wil je dus ook aanraden, om je niet te laten leiden door de kosten van een boekhoudpakket. Maak gebruik van de baten.
Hiermee houd jij jouw cijfers veel beter in beeld en heb je echt grip op de financiële situatie van jouw onderneming.
Maar voor nu eerst, heel veel succes met het opstellen van jouw winst- en verliesrekening!
PS… Denk ook aan het opstellen van je openingsbalans
